Jak na problémového PEPU z vašeho týmu?

Obecně platí, že se v každé firmě či organizaci najde cca 10 % osob, které rozhodně nejsou pro vás žádnou výhrou. Já osobně těmto problémovým lidem říkám PEPA.

Neodvádí kvalitní práci, úspěšně ignorují zadané termíny, jsou extrémně rezistentní vůči sebemenším změnám, svým negativismem či arogancí přímo otravují pracovní ovzduší a nabourávají vztahy v týmu.
Tito lidé jsou, bohužel pro nás ostatní, sami se sebou spokojeni a problémy, které v práci způsobují, mnohdy ani nevnímají. Zato jejich kolegové a nadřízení se rozčilují a v noci špatně spí. Kdo má tedy vlastně problém? Vraťte ho Pepovi zpět.
Řešit či neřešit?
Stává se, že řešení „případu Pepa“ mnohdy odsouváme, a to z mnoha důvodů. Je třeba si uvědomit následující: Pokud nebudu nepříjemné situace řešit a budu před nimi stále zavírat oči, budu mít zdánlivě na nějakou dobu klid, ale z dlouhodobého hlediska si koleduji o gradaci problému. Dopady se mohou týkat celého týmu, jeho angažovanosti, morálky, pracovní atmosféry, vztahů, ale i výkonnosti, a tedy celkových výsledků.
Také se můžete rozhodnout „Pepu“ neřešit, pak je nutné si najít svou cestu, jak se s tím srovnat a neřešit to ani v sobě. Jinak vás „případ Pepa“ bude vnitřně sžírat dále.
Představte si, jak bude vypadat situace kolem Pepy za 6 měsíců, pokud s tím něco neuděláte. Jaké aktuální i dlouhodobé dopady má jeho jednání na vás a jaké dopady má na váš tým? Přiznejte si, nic moc… Proč už jste s Pepou nezatočili?
Jak zvládnout rozhovor s problematickým kolegou?
Rozhovor zrealizujte co nejdříve po vzniku situace, kterou chcete řešit – neodkládejte to. Pokud se problém neřeší, druhá strana si myslí, že je to takto OK. Vaší myšlenkové, písemné i mentální přípravě věnujte dostatek času. Stanovte si, co je cílem rozhovoru, čeho chcete otevřením nepříjemného tématu docílit. Uvědomte si rovněž, co vám otevření tohoto tématu přinese. Zaneste si schůzku pevně do diáře a vyhraďte si na ni alespoň 20–30 minut, ideálně jednejte mimo vaši/Pepovu kancelář. Několik dní předem informujte druhou stranu o termínu i tématech, které chcete probrat, aby obě strany měly šanci si vše projít hlavou.
Připraveni?
Vyhněte se jakýmkoliv tanečkům či dlouhým ice breakům a přejděte rovnou k věci. Konfrontujte Pepu s fakty, daty, čísly. Vyhněte se formulacím s TY/VY, místo toho použijte JÁ. Slova: neodevzdal jsi, udělal jsi hodně chyb…, přeformulujte na: všiml jsem si, zjistil jsem, vnímám, že… Dejte dostatečný prostor druhé straně. Jde o dialog, ptejte se tedy, jak dané téma vidí on. Používejte otevřené otázky a nebojte se po nich déle mlčet. Při rozhovoru druhému neskákejte do řeči a aktivně naslouchejte. Co dotyčného vede k tomu, jak jedná? Jaké benefity mu to přináší? Dáte mu tím najevo důležitost, zvýšíte pocit jeho hodnoty.
Při rozhovoru nepoužívejte zobecnění – vždycky, nikdy, pořád… Buďte zcela konkrétní. Pokud Pepa spadne do emocí, nenechte se do nich zatáhnout, druhá strana může čekat na to, že vás vyprovokuje. Když to ustojíte, bude vás více respektovat, klidnou reakcí můžete překvapit vy jeho. Nebojte se mlčet. Není třeba vždy a na vše reagovat. Mnohdy se díky mlčení dozvíte podstatně více o tom, jak druhá strana situaci vnímá a také lépe pochopíte, jak Pepa přemýšlí a proč se chová, tak jak se chová.
Vyjádřete vaše očekávání: „Očekávám od vás, že… Byl bych rád, aby…“ Nechte druhou stranu navrhnout opatření, řešení: „Co v tomto směru můžete podniknout vy? Na čem se tedy můžeme do budoucna shodnout? Co přesně bude jinak?“ Můžete dotyčnému nabídnout pomoc: „Jak vás v tom mohu podpořit já/ostatní?“
Pokud Pepa nepřijde s vlastními návrhy, dejte mu 1–2 dny na rozmyšlenou, poté se sejděte krátce znovu.
Jdeme do finále!
Výsledek rozhovoru zaznamenejte a dotyčného požádejte, aby sepsal své návrhy řešení a termíny realizace. Shrnutí si nechte poslat. Máte tak v ruce jasný plán. Zároveň takto zvyšujete u dotyčného pocit zodpovědnosti za výsledek a realizace kroků je pro něj mnohem závaznější, podporujete jeho motivovanost.
Domluvte po adekvátní době kontrolní setkání, kde shrnete vše, co se podařilo i kde vidíte prostor ke změně či zlepšení. Nezapomeňte také na pozitivní feedback.