Prosím nerušit!

Tento nápis by rozhodně neměl chybět na dveřích žádného manažera ani ředitele. Z jakého důvodu? Abyste nebyli jen hasičem problémů, kdy pouze reagujete na vzniklou situaci, bez možnosti ji předem ovlivnit.  

Alespoň jednou týdně si dopřejte svou devadesátku. Přesněji tedy 90 minut vašeho času pro analýzu aktuální pracovní situace, stavu zadaných úkolů, vztahů a fungování týmu, ale i pro detailní naplánování budoucích kroků. Pro revizi toho, zda je nynější stav v souladu s vaší dlouhodobou vizí, s vašimi cíli. Dopřejte si dostatek času i naprostý klid na řešení problémů vyžadujících hlubší zamyšlení, spolu s plnou koncentrací. Čas na kognitivně náročné aktivity, které běžně stíháte jen v poklusu, povrchně, pod časovým tlakem nebo dokonce vůbec.
Nemít čas je otázka priorit
Že už takhle máte plný program a není reálné si v něm najít volných 90 minut? Nevěřím. Je to pouze otázka priorit. To, čemu nebo komu daný den budete věnovat čas, to je předně na vás a vašem rozhodnutí. Díky této devadesátce efektivně využijete svou mozkovou kapacitu a zároveň ušetříte mentální energii, která má své hranice a extrémně rychle se vyčerpá, pokud děláte cokoliv „multitaskingově“, tedy přeskakujete z jedné činnosti na druhou, aniž byste tu první při plném soustředění dokončili. Bez vyrušování a díky možnosti soustředit se na jeden problém, půjdete mnohem více do hloubky, k podstatě věcí, zvýšíte svou produktivitu i kreativitu, neunavíte mozek. Ten bude mít šanci vám nabídnout více možností.
Důležitá schůzka, prosím nerušit
Zcela ztlumte mobil, včetně vibrací, uložte ho na vzdálené místo a vypněte PC. Do diáře či sdíleného kalendáře zaneste: Schůzka, prosím nerušit! Nachystejte si písemně témata či úkoly, které chcete řešit a konkrétně stanovte požadovaný výstup z vaší devadesátky – dejte mozku jasnou směrovku, kam se má fokusovat. Zamkněte kancelář! Odhoďte předsudky a domněnky, že to nebude fungovat, a pusťte se do toho.
Co vašemu mozku podstatně odlehčí?
Připravte si blok či papír a tužku na poznámky, nápady či pro tvorbu mindmaps. Spíše, než do počítače si své myšlenky sepište na obyčejný papír. Do PC zaneste až výstup a konkrétní návrhy řešení a opatření.Pro využití myšlenkových map doporučuji papír alespoň o velikosti A3 nebo větší, aby mozek nebyl svázán prostorem. Pište volně, osvoboďte se od psaní jako na linkovaném papíru, zužujete tak opět svému mozku jeho „pole působnosti“.
Pokud jste vizuální typ a máte grafickou paměť, využijte barvy a lepíky, nebojte se tu a tam stránku doplnit i nějakou skicou, nálepkou, výstřižkem atd. Dejte své fantazii a kreativitě prostor – zapojíte tak do hry opomíjenou pravou mozkovou hemisféru, aktivujete v mozku další, většinou méně využívaná centra a tím opět získáte přístup k jiným náhledům na dané téma. Vaši myšlenkovou mapu umístěte ideálně na stěnu či nástěnku, ať máte několik kroků odstup.
Proč je 90 tak důležitá?
V běžném pracovním režimu vás z hlubokého soustředění vytrhne telefon, kolega s urgentním dotazem, upozornění na příchozí email atd. Každé vyrušení zabere vašemu mozku v průměru 10–20 minut, než se vrátí do fáze před vyrušením a znovu se zorientuje v řešeném tématu. Kolikrát denně jste takto vyrušeni a o kolik času váš mozek denně připraví? Jaké dopady to má pro vaši práci? Pokud se na toto následující dny soustředite a upřímně si na otázky odpovíte, uvidíte, o kolik času se skrze externí rušiče necháte „dobrovolně“ připravit.
Hlavně na nic nezapomenout
Mám pro vás jeden fígl, který můžete využít v rámci své 90, ale samozřejmě i mimo ni. Všimli jste si, že když se ponoříte do nějaké práce, opakovaně vám na pozadí hlavy probleskují další úkoly a aktivity, které musíte nyní, či v nejbližších dnech udělat, např. termín důležitých pracovní schůzek, odevzdání práce, příprava prezentace, školní besídka syna atd. Tyto myšlenky snižují koncentraci a tím i vaši produktivitu. Napište si je na papír a tím je odstraníte z hlavy. Dále nad nimi už nemusíte přemýšlet, jsou zaznamenány. Jaká úleva! Mozek si oddechne, sníží aktivitu v oblastech, které vás měly na tuto událost upozorňovat.
Co zaručeně funguje
Podělím se s vámi o můj letitý a fungující systém. Blok mám rozdělen na dvě části, menší část mám nazvanou „Dnes“ a větší část „Nezapomeň“. Do části DNES patří věci, které je opravdu nutné stihnout během dne. Po jejich vyřízení je s chutí a dobrým pocitem přeškrtávám. A nejlépe pěkně viditelně.
To vizuální přeškrtnutí je pro mozek opravdu důležité. Dostává se do stavu odměny – dosažení cílové rovinky, tím se vyplaví dopamin – hormon štěstí, díky kterému jsme dobře naladěni a namotivováni se pustit do dalšího úkolu z našeho seznamu. Kromě odškrtnutí splněných úkolů si rovněž řádně poklepejte na rameno a pochvalte se.
Část nazvaná NEZAPOMEŇ obsahuje aktivity, které není nutné vyřídit ihned, ale mohly by v záplavě důležitějších úkolů zcela zapadnout. Takto se to nestane. Mám je zaznamenané a mohu se k nim kdykoli podle časových možností vrátit. Pokud se stanou prioritou, tak je přepíšu do části DNES. Samozřejmě, záleží na vašich potřebách a preferencích, jak si svůj systém nastavíte.  Základem však je – vše vypustit z hlavy.
Nerozptylujte mozek, budete efektivnější.
Opakování je matka efektivního využití vašeho mozku, takže ještě jednou – osobně nedoporučuji místo bloku používat mobil ani PC. Už jejich otevřením zvyšujete riziko, že se podíváte do emailu, na FB či jinak rozptýlíte svou mysl a dáte další podněty k práci svému mozku. Což skutečně nepotřebujete.
Jsem přesvědčená, že vám vaše devadesáti minutovka prospěje, pokud jí alespoň 1 týdně, ideálně ve stejný den a i čas, vědomě dáte prioritu a vybudujete se z ní nový návyk. Budete překvapeni, kolik práce se vám podaří udělat, jaká netradiční řešení vás napadnou, co vám vašich nerušených 90 minut přinese.
Odhoďte tedy nepodložené předsudky i skepsi a minimálně 6 týdnů za sebou vašich devadesát minut zrealizujte. Pak teprve můžete soudit, zda to funguje či ne.