Dokážete si efektivně zorganizovat svůj pracovní den?

Mnozí z nás se v pracovní době „jen“ zabýváme odpověďmi na nedůležité maily, necháváme se vyrušit nepodstatnými otázkami kolegů, či odpovídáme na vyčerpávající telefonické dotazy.

Reagujeme na úkoly, které se v danou chvíli objeví, v pořadí, ve kterém se vyskytnou. Po takovém dni jsme velmi unavení, naše mozková kapacita je vyčerpána. Přestože máme pocit, že jsme se celý den ani nezastavili, zůstává řada úkolů nevyřízena. Bohužel mezi nimi i nejedna priorita.

Málokdo si dokáže svůj den nejen pevně naplánovat, ale zároveň svůj plán dodržet tak, aby byly přednostně vyřízeny jasně stanovené priority a teprve poté se věnovat méně podstatným věcem. Často se vymlouváme na to, že to nejde. Je to však opravdu tak?
Je dobré vědět, že dle výzkumů neurovědců náš mozek potřebuje v průměru 10 – 20 minut (zdroje se zde liší) k tomu, aby plně vrátil svou pozornost k práci, kterou vykonával před přerušením. Dále je prokázáno, že lidský mozek není schopen multitaskingu, o kterém si většina z nás myslí, že ho denně „perfektně zvládá“. Ano. Zvládá. Ovšem bohužel na úkor velmi rychlého vyčerpání své mentální kapacity. Nám se zdá, že děláme několik věcí paralelně, ale mozek funguje tak, že svou pozornost plně fokusuje pouze na jednu věc. Nevědomě ho tak nutíme sprintovat od jedné činnosti k druhé, nedokážeme se plně koncentrovat a tím děláme zbytečné chyby.

Zamyslete se nad tím, jak probíhá váš pracovní den, jak často „jen reagujete“ na věci a události, které se dějí a přichází. Jste tedy aktivním tvůrcem, vědomě se rozhodujete, čemu a komu budete věnovat svůj čas a pozornost a čemu ne?
Tato vědomá rozhodnutí vám pomohou s organizací vašeho času:
Před vyřizováním emailů vždy zhodnoťte, zda jsou v souladu s vašimi prioritami na daný den či dlouhodobými cíli. Teprve pak se rozhodněte, zda odpovíte ihned, budete delegovat, ignorovat či zapíšete do úkolů na další den.
Emaily si vždy rozdělujte, např.: na nutné, může počkat, mohu delegovat. Než zvednete telefon, zapřemýšlejte, zda pro vás nyní má smysl se nechat danou osobou vyrušit z rozdělané práce.
Udělejte si v rámci dne minimálně 1 hodinu v kuse na soustředěnou práci. Během těchto 60 minut se zavřete v kanceláři, vypněte telefon, email i veškeré soc. sítě a pracujte nerušeně pouze na jednom úkolu. Práci bez přerušení ukončete až ve fázi, která je pro vás na daný den cílová.
Pokud za vámi přijde kolega či podřízený do kanceláře právě ve chvíli, kdy jste plně soustředěni na daný úkol, slušně se omluvte a zároveň nabídněte jiný termín, např. za hodinu.
Zpočátku to může být pro vás nepříjemné, ale uvidíte, že si kolegové nejen zvyknou, ale budou za vámi chodit pouze s podstatnými záležitostmi.

Zkuste každý den učinit více a více vědomých rozhodnutí a pochvalte se za ně. Pokud si uvědomíte, že ne všechny „urgentní“ věci jsou vždy důležité, zvládnete své hektické pracovní dny bez pocitu totálního vyčerpání a nedokončené práce.