Zlatá pravidla Time Managementu - 3D Filtr

Čas je dobrý sluha, ale zlý pán. Existují pravidla, která nám pomohou jej zkrotit, jsou jednoduchá, dají se jednoduše použít a snad i proto skvěle fungují. Jedním z těchto pravidel je takzvaný 3D Filtr.

3D Filtr je kouzelným pravidlem, které lze použít na vše, co se na nás v tomhle informačně přetíženém světě valí. Na maily v inboxu, na poštu ve schránce, na seznam denních úkolů.... Zlaté pravidlo zní:

Nikdy nesahej na jednu věc dvakrát. Když už něco začneš, vždy nejdřív použíj 3D Filtr.

Zákon 3D vychází ze tří anglických slov a je to zákon o tom, jak odfiltrovat nesmyslné požadavky přicházející z okolního světa. Mohli bychom se zbláznit, kdybychom chtěli splnit všechny požadavky šéfů, kolegů, podřízených, rodičů, manželky, dětí. Pokud nepoužíváme 3D filtr, ať už vědomě či nevědomě, je to na mrtvici.Tento filtr zefektivní nebo zruší procesy, kterými se člověk denně zabývá, aniž by si z nich měl jakýkoliv prospěch.

Pokud začneš 3D Filtr aplikovat, pak vždy v tomto pořadí:

1. Delete (Zruš, zlikviduj, zahoď)

2. Delegate (Deleguj - a to buď na jinou dobu, nebo ještě lépe na jinou osobu)

3. Do (Udělej to sám)

Tady je návod, jak 3D Filtr použít třeba na došlou poštu v Inboxu:

Mailů, které dnes a denně ruším tlačítkem DELETE, je každý den okolo 80%! Neuvěřitelné číslo. Tlačítko "DELETE" je tak největším pomocníkem duševního zdraví. Sem tam se objeví mail, který vyžaduje aktivitu a nelze jej hned vymazat nebo archivovat. Co s tím? Druhým Déčkem je: DELEGATE. Deleguj to. Jsou dva druhy delegování. Ten příjemnější je, když můžeš aktivitu přesunout na jinou osobu. Je –li tomu tak, pak okamžitě mail uchop a přepošli osobě, která jej vyřeší. Nezapomeň zadat i „deadline“ a tento čas si poznamenej do kalendáře, abys včas mohl zkontrolovat splnění. Druhým možným delegováním je případ, kdy záležitost mailu není možno delegovat na jinou osobu, ale je nutno vykonat nějakou aktivitu sám. To už začíná být vážné. Teď je rozhodnutí na Tobě. Platí pravidlo 3 minut. Je možno vykonat a ukončit úkol do 3 minut? V tom případě: DO IT NOW. Udělej to hned teď a sám. Úkol je splněn a dokončen. Už na něj nesmíš podruhé šáhnout. Není možno vykonat úkol do 3 minut? Pak je třeba užít jinou formu delegování a to delegování časové. Ty sám si přesuň tento úkol do kalendáře na takovou dobu, kdy se mu budeš moci bez problémů věnovat. 

A to je celá věda! Nezní to komplikovaně, opět je ovšem třeba zapojit vůli a tvrdě tuto metodu používat. Obvykle ji děláme nevědomě, ale pokud se začne dělat cíleně, je podstatně efektivnější.

A jedna drobnost na závěr - magické číslo mailů v Inboxu je: NULA. V okamžiku dočištění Tvých mailů tam nezbývá ani jeden mail. Buď jsi je Deletoval, nebo Delegoval (jiným nebo sobě do kalendáře) nebo udělal DO IT. Tato metoda má dokonalý výsledek. Pokud totiž toto třídění provedeš před odchodem z práce, pak odcházíš se super pocitem, že v Inboxu nemáš nic, všechna práce je vykonána. Můžeš se plně věnovat svým soukromým aktivitám s čistou hlavou. A to je pocit k nezaplacení!