Kancelářní komunikace aneb Aby vám kolegové rozuměli

Pracuju v kanceláři už necelý rok a pořád ještě nevycházím z údivu. Fascinuje mě způsob komunikace. Ve škole nám říkali, že základním dorozumívacím prostředkem je řeč. Na kurzech psychologie, komunikace a asertivity vtloukají posluchačům do hlav význam držení těla, tónu řeči, volby výrazů. V kanceláři na tohle všechno zapomeňte. Skoro vůbec se tu totiž nemluví.

Základním komunikačním prostředkem je e-mail. Když nastoupíte na nové místo, první, co dostanete, je e-mailová adresa. Tím jste oficiálně přijati do kolektivu. Stejně tak i já. Otevřela jsem si Outlook, zatím prázdný, vypadalo to divně, ale netrvalo to dlouho.

Když napsal nadřízený, sedící ve vedlejší kanceláři: „Stavte se, prosím!“, trošku jsem se podivila, že rovnou nepřišel, ale pochopila jsem, že asi šetří čas. Když ale přišlo: „Zveme nováčka na kafe!“ od kolegů z kanceláře přes chodbu, to už byla větší záhada. Proč to normálně nepřijdou říct? Pili jsme kafe a vyzvídala jsem, jestli když někomu chcete něco říct, můžete za ním vůbec osobně přijít? Jasně, diví se kolegové, proč ne? Tak proč jste mě zvali na kafe e-mailem? Kolegové se zarazí. To se tak dělá…

A taky jo: „Jdeme na oběd?“ „Já ještě nemám hlad.“ „Tak za půl hodiny?“ „OK. Já ti napíšu.“ Připadala jsem si jako blázen. Má to výhodu, když jste zabraní do práce, nikdo vás neruší, přečtete si maily, až to uznáte za vhodné. Ale stejně je to prostě divný.

Ještě lepší je telefon. Zazvoní vám, zvednete ho a přes tenkou zeď slyšíte, jak na druhé straně šéf něco říká. Totéž se ozývá ze sluchátka. Kdybyste zařvali, krásně byste se slyšeli, ale to se prý nehodí. Je to pakárna, všichni e-mailují a telefonují, všechno si to tisknou, všude se vrší stohy papíru, skartovačka jede na plný výkon, životní prostředí trpí. Když mají kolegové něco napsat ručně, jsou v háji. Když vypadne internet, začne na stole IT – specialisty drnčet telefon a nepřestává. „Nejde internet!“ „Už jste to spravil?“ „Už mi pět minut nepřišel e-mail, není něco s Outlookem?“ Všichni jsou paralyzovaní, nervózně chodí po kanceláři jako lvi v kleci a co chvíli zírají do počítače. Když přijde e-mail od IT: „Internet už funguje“, ozve se mnohohlasý vzdech úlevy.

Další fenomén je „dát někoho do kopie“. Lidé pracující v kanceláři zřejmě trpí masově rozšířenou patologickou potřebou o všem vědět. Takže když píšete šéfovi o dovolenou, odpověď dá do kopie šéfovi 2, 3 a 4, účetní, asistentce…ještě zbývá uklízečka a umývač oken. Totéž když chcete novou myš, nové vizitky, nové kancelářské sponky. Že se v těch e-mailech šéfové 2,3 a 4 neztrácí, nechápu.

Asi po čtrnácti dnech přišel e-mail skoro celé kanceláři (někteří byli vyřazeni, prostě se nezvou), kdo půjde večer na pivo. Všichni odpovídali všem, jak to večer vidí. Aby se vědělo. Čekala jsem, že si všichni vezmou notebooky, sesednou se kolem stolu, poručí si pivo, zapnou Outlook a budou si povídat tak, jak jsou zvyklí, tedy online. Byla jsem ale příjemně překvapená. Počítače zůstali v kanceláři a lidi se úplně normálně bavili, používali mimiku a tón řeči, přesně jako v kurzech psychologie. Tak to s námi není snad ještě tak špatný.

Alena Čechtická