Z jednoho současného projektu

Mám jednoho známého, bývalého kolegu a experta na projektové řízení, který je projekty úplně posedlý – v podstatě téměř ke všemu přistupuje jako k projektu – například i svou svatbu si naplánoval v MS Projectu. Úsměvné, říkala jsem si dlouho.

Ono na tom ale něco bude – momentálně se také nacházím v jedné realizační projektové fázi – na mateřské dovolené. Přípravnou fázi tohoto projektu – tedy těhotenství už máme zdárně za sebou. Probíhala jako většina přípravných fází – nejprve jsme museli dát dohromady tým – pominu-li, že tým jsou nejméně 3, my byli sice reálně dva ale v postatě  čtyři zároveň – zbylí dva členové týmu byli po 9 měsíců jaksi virtuální, komunikovali s námi především díky vyspělým technologiím jako je ultrazvuk, monitor apod. Už v přípravné fázi projektu dávali tito virtuální členové občas svými projevy a požadavky najevo, že to s nimi bude legrace.

A protože náš tým byl mezinárodní, museli jsme si hned zpočátku vyjasnit pojmy. Jak už to většinou v mezinárodních projektech bývá, naším společným jazykem byla angličtina. A tak jsem svůj dosavadní slovník obohatila o pojmy typu pacifier (dudlík – jak výstižné, zjišťujeme nyní ve fázi realizační), umbilical cord (pupeční šňůra) či amniotic fluid (plodová voda).

Kromě pojmů jsme ladili i cíle a metody, já zejména ve spolupráci s odbornou literaturou, manžel s pomocí internetu a následně jsme to slaďovali spolu. Navzdory tomu, že náš tým je dalo by se říci cross culture, nedocházelo k nějakým rozporům.

Pochopitelně jsme museli dát dohromady rozpočet – jaké budou příjmy (nízké), jaké výdaje (vysoké) – zkrátka běžný projektový postup, kdy jsme se občas dohadovali, kde ubrat (hlavně v rezervách) a kde přidat (hlavně ne ve výdajích).

Nyní, v realizační fázi musím ocenit volbu členů týmu. Neumím si představit, že bych tady v tom projektu - zvaném dvojnásobné mateřství – měla jiného člena týmu, než svého muže, neboť zda byla volba správná, poznáte hlavně v těch náročnějších fázích projektu – kdy vám hoří deadline, náhle nestačí plánované personální kapacity či je na hraně rozpočet.

Samozřejmě nepodceňuji ani publicitu projektu – má vlastní webovou stránku, kterou pravidelně aktualizuji novými fotografiemi a popisem dosažených výsledků a dílčích cílů, občas tu také pomocí chatu komunikuji s další veřejností.

Projektová dokumentace je víceméně také řádně vedena a archivována – zejména tedy elektronicky.

Neopomínám ani vztahy s dotčenými stranami projektu – zejména babičky, dědečky a nejbližší přátele jsme museli na projekt trochu připravit. Ačkoliv ne všichni v něj hnedle věřili, díky včasné a pravidelné komunikaci se nám podařilo získat jejich podporu stejně jako se sousedy či blízkými obchodníky, kteří buď občas pohlídají velekočár před obchodem, neboť se skoro nikam nevleze, anebo se jej snaží dostat dovnitř.

Kapitolou samo o sobě by mohlo být řízení lidí. Oproti přípravné fázi se mnohé změnilo. S manželem jsme ve styku zejména virtuálně – operativní i pravidelné porady míváme hlavně přes skype, zatímco se dvěma, co byli v přípravné fázi virtuální, komunikuji téměř neustále face to face. Plynulý tok projektu občas svými časově neplánovanými požadavky narušují zejména juniorští členové týmu. Problém také bývá, že nemají ještě dostatečně zažitá pravidla a jejich požadavky jsou občas mimo realitu, nezřídka dochází k problému díky jejich jazykovým nedostatkům, na kterých se snažíme pracovat. Nejvíce sil je asi momentálně vůbec napřeno právě do rozvoje projektového týmu. Zatímco my senioři se vzděláváme jaksi „on the job“ a „by the way“, juniorům se snažíme předat maximum z našich doposud nabytých zkušeností.

Občas se stane, že v průběhu projektu najednou zjistíte, že je třeba změnit původní cíl, já mám poslední dobou taky tenhle pocit – hlavně to všechno ve zdraví přežít!

Úsměvné?  Ne realita ;).