Jak tenká hranice je mezi leností a dobrým "time managementem"?

Stalo se vám, že jste měli pár minut na úklid bytu do příchodu návštěvy? Co s tím? No asi jste, podobně jako já, uklidili vše ze stolu, židlí a sebrali pár drobností na zemi. A je to.... Vypadá to skvěle a přitom s malým úsilím. 

Jak s  malým úsilím získat co nejvíc popsal ve své teorii Vilfredo Pareto (proto se někdy říká Paretovo pravidlo).

Kdo nemá problém s organizováním času dál číst nemusí, pro něj to není :-)

Zmíněný pan Pareto byl italský ekonom, sociolog, matematik - zkrátka velikán, který obohatil všechny kurzy time managementu a samozřejmě nejen je. Vilfredo Pareto se narodil v roce 1848 a zmíním jeden jeho princip, který má obrovský přesah do dnešní doby.

Výše zmíněné Paretovo pravidlo (Paretův princip či pravidlo 80/20), které při správném využití pomáhá pracovat s prioritami. Stalo se vám někdy, že jste neplánovaně nebyli, třeba kvůli nemoci, pár dní v práci? A stoh papírů s úkoly k vyřízení s napětím probíráte a zjišťujete, že možná 1 se takzvaně "vyřídila sama" a již nepotřebuje váš zásah. Kdybyste seděli ale všechny ty dny u svého stolu, řešili byste vše. Možná i dlouho do večera... asi zbytečně...

Čím to je? Pareto říká (velmi zjednodušeně), že 20% úsilí přináší 80% výsledků. A naopak - zbylých 80% úsilí přinese jen 20% výsledků! Někdy si prostě zbytečně přiděláváme práci přemírou aktivity.

Jak toto využít v životě? Dobře třídit úkoly na ty s velkým přínosem a ty s minimálním. Pár příkladů pro představu, jak s tímto pravidlem naložit:

• Na přednášce nebo školení jen 20% času vám dá 80% poznání, které potřebujete.
• Za 20% pracovní doby splníte 80% úkolů.
• Jen 20% zákazníků vám přináší 80% obratu / zisku.
• Když doma uklidíte 20% nepořádku (na židli, na stole, na zemi) vypadá to, že máte z 80% uklizeno.

Samozřejmě tento princip funguje i naopak:

• Pouhých 20% lidí kolem vás vám odčerpá 80% energie.
• S 80% zákazníků trávíte čas s přínosem maximálně 20%.
• 80% času, který trávíte prací, přinese jen 20% efekt. 

Ale jde to využít i jinak. 

Možná chcete s šéfem jednat o zvýšení platu. Máte s ním hodinovou schůzku, kde probíráte všechny pracovní záležitosti. Kdy je správný čas na otevření tohoto tématu? Nechte jej na posledních 20% času vyhrazeného pro schůzku! Stejně tak s obchodním partnerem - při vyjednávání dochází k 80% ústupků v posledních 20% času určeného pro jednání, tak to obvykle je.

Někteří manažeři se vyžívají ve složitostech - zjednodušte si cíle, úkoly. Investujte jen do toho, co skutečně přinese nějaký profit. Šetřete svůj čas, svoji energii i peníze! Buďme přiměřeně líní :-)

V práci naopak nešetřete časem na dobré plánování a klidnou ranní úvahu nad nadcházejícími úkoly. Které jsou ty pravé, klíčové s přínosem 80% efektu? Přemýšlej a nenech se u toho vyrušovat ani e-maily, ani telefonem nebo zprávami.... 

Využijme tuto nerovnováhu v každodenním životě ve svůj prospěch - vždyť jen těch správných 20% je klíčových. Tedy - PRACUJ MÉNĚ A ZÍSKEJ VÍCE.

- PV -

Použitá literatura:

KOCH, Richard. Pravidlo 80/20: umění dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím. Praha: Management Press, 1999. ISBN 80-7261-008-2.