Jak se dělá konference

Konference je událost, při níž zamkneme skupinu jinak svéprávným jedinců do větší místnosti, opatřené diskusním pultem, mikrofony a velkoplošnými obrazovkami nebo promítacími plátny a přinutíme je několik hodin či dokonce dní sledovat a více či méně naslouchat několika jedincům, cosi mumlajícím do mikrofonu, zatímco toužebně vyhlížejí přestávku na kávu, zvanou cizokrajně coffee-break.

Vedle krátkých pauz mívají konference ještě polední přestávku, během níž se podává oběd. Tato část konference bývá nejoblíbenější.

Při přípravě podobné akce je třeba mít na paměti pár pravidel, z nichž nejdůležitější není téma, obsazení diskutujícím odborníků ani místo konání, ale kdo to všechno zaplatí.

Začíná-li například organizátor Ňouma připravovat konferenci, veden snem o věhlasném setkání na aktuální téma a s kvalitním obsazením a opomene onu drobnou maličkost, jakým je financování, obvykle zjistí, že veškeré náklady ponese sám, popř. se akce vůbec neuskuteční. Naopak pořadatel Filuta ví, že úkolem číslo jedna je nalezení vhodného investora, který by konferenci financoval, neboť na to má v rozpočtu příslušnou kolonku („Stejně ty peníze potřebujeme do konce roku vyčerpat.“), jde o podmínku grantu („Evropská Unie trvá na prezentaci výstupů projektu.“), je pořadateli za cosi zavázán („Loni jsem zaměstnal tvé tři lidi!“) nebo touží po příležitosti pro vlastní prezentaci („Vaše logo bude na čestném místě nad hlavami hostů.“). Jsou-li přislíbeny finance, může Filuta zvolit termín, což je úkol neméně jednoduchý, neboť musí být dostatečně vzdálený, aby akci bylo možno organizačně zvládnout, ale nikoli příliš daleký, neboť paměť lidí je krátká a mohli by na událost do jejího konání zapomenout. Ideální se tak jeví odstup několika měsíců. Je-li termín určen, přichází na řadu téma. Musí být dostatečně nové, ale nikoli naprosto neznámé. Musí mít atraktivní podtitul, který by laikům a novinářům přístupně podal, o čem vlastně konference je. Ňouma by zvolil název „Domácí násilí“, ale Filuta konferenci pojmenuje „Jak spolu žít a nepozabíjet se aneb Agresorem může být žena i muž“. Po volbě názvu přichází na řadu osoby a obsazení, tedy lektoři, panelisté, přednášející a hosté. Zdálo by se, že získat atraktivní a zajímavé jedince k účasti na velkolepé akci bude složité, ale máte-li peníze, hosté i účastníci rádi přijedou. Ňouma by možná pozval kamarády, ale Filuta ví, že potřebuje jednoho profesora, aby konferenci podpořila akademická obec, veřejně známou tvář, aby se o konferenci zajímala média, provokatéra, který vysloví burcující či konfliktní myšlenku, a konečně baviče, schopného vtipného vystoupení, ačkoli vlastních myšlenek má pomálu. Ještě je zapotřebí sestavu diskutujících kvůli genderové vyrovnanosti doplnit o příslušnici slabšího pohlaví a promyslet vzájemné sympatie či odpor vybraných jedinců, protože v malém rybníčku České republiky se všichni znají, ale někteří spolu vzájemně nehovoří.

Konečně má Filuta sestavu kompletní a může vybraná jména oslovovat, přičemž každému oslovenému bez výjimky potvrdí, že ostatní diskutující již účast přislíbili, a jedince váhající naláká na luxusní ubytování, večerní raut, věcné dary a ceny či odvoz do místa konání akce a zpět. V této fázi se opět ukáže, jak jsou důležité finance, protože ochotu diskutujících vystoupit na konferenci lze mírnou odměnou zásadně zvýšit.

Jsou-li tyto úkoly zdárně splněny, vyřeší se další drobnosti jako po másle. Volba místa je starost nejmenší – má-li pořadatel finance, kvalitně vybavené sály se o něj poperou. Konečně může dát Filuta o konferenci vědět světu, k čemuž se opět hodí peníze na inzerci, tisk plakátů, letáků a pozvánek. Čas běží, leč Filuta nelení, rozesílá informace, zve účastníky, každé skupině zdůrazňuje jiného přednášejícího a umně pracuje s poplatky za účast. Publikum totiž může tvořit skupina homogenní nebo smíšená, a účast na konferenci lze mnohdy získat zdarma, což obvykle přiláká více osob, z nichž se část omluví nebo bez omluvy nakonec nedostaví. Pokud je účast za poplatek, bývá zájem slabší, ale platící účastníci disciplinovanější, patrně ve shodě s požadavkem: „Za ty peníze seberu všechny písemné materiály, vypiju několik káv a ochutnám vše, co nabídne švédský stůl.“

Čas, který zbývá do konání akce, lze využít k dolování napsaných diskusních příspěvků z hlavních diskutujících, přípravě sborníku a zejména vypracování závěrů z konference, které je nutno pečlivě připravit předem a mnohokrát pro všechny kopírovat, aby nedošlo ke zbytečným zmatkům, nepřesnostem nebo nedej bože nepředvídaným zvratům či mimořádným událostem.  

Posledním krokem vyžadujícím přípravu je diskuse. Tak označujeme část konference následující po odpřednášených blocích, v nichž přednášející umlkají, odpočívají a popíjejí perlivou vodu z připravených lahví, zatímco publikem kolují mikrofony a posluchači se vyjadřují ke slyšenému. Ňouma by ponechal diskusi volný průběh, doufaje, že přednesené příspěvky zaujmou a inspirují posluchače k zajímavým reakcím, o nichž pak budou moci psát média. Zkušený Filuta nedoufá, ale ví, že bez dobré přípravy by také mohl nastat v lepším případě trapas a v horším naprosté ticho, a tak předem dohodne tři až pět diskusních vystoupení, jejichž skutečný počet bude pečlivě korigovat podle času, který v programu zbývá do polední přestávky.

Když se konečně přiblíží onen velký den, ukáže se, že podstatný není obsah vystoupení ani novost myšlenek, ale kvalita oběda, chuť kávy a teplota vzduchu v konferenčním sále. Jsou-li tyto parametry shledány ucházejícími, konference se beze sporu podaří, Filuta může klidně spát, účastníci si vzájemně blahopřát a všichni se těšit na příští ročník. Ať žijí konferenční akce, umožňující výměnu informací, setkání zainteresovaných a zaměstnanost profesí, které na konferencích participují.

 Psáno pro Plzeňský literární život č. 9/2013