Výběrové řízení či veřejná zakázka má probíhat tak, že na začátku jsou definovány potřeby organizace, je zpracováno zadání (technické, obchodní, logistické, jiné potřeby organizace) a následně má již být jen vyhodnocováno plnění těchto podmínek a cena. Tedy vítězem se stává (měl by se stát) ten, kdo splní požadavky a nabídne nejnižší cenu.
Když jsem viděl v televizi, jak exprimátor Bém hází vinu za příliš nákladné zakázky, které začaly (byly vyhlášeny) za jeho šéfování, na současné vedení radnice a jak bohorovně říká, „loni v červnu se rozhodovalo, tak za to já nemohu“, inspirovalo mě to k napsání článečku, jak by se to mělo dělat.
Je jedno, jestli hovoříme o veřejné zakázce nebo výběrovém řízení v soukromé firmě (VŘ). V obou případech by postup měl být stejný. Jak by se tedy mělo postupovat?
1. Analýza
a) Zjištění potřeby, tj. co chci nakupovat, jaké to mám mít parametry (obchodní, technické, logistické, harmonogram plnění, jiné podmínky významné pro organizaci)
b) Průzkum trhu dodavatelů, tj. kdo by mohl danou službu či zboží dodat
2. Návrh zadání
a) Technický popis toho, co chceme nakoupit
b) Určení konkrétních technických veličin, které jsou pro organizaci důležité
c) Zadání logistických, obchodních, platebních, dodacích reklamačních a jiných podmínek, které má vítěz VŘ splnit
d) Pokud dané věci, jakožto vyhlašovatel, nerozumím, provedu průzkum trhu
i. Připravím první verzi Zadání VŘ, zašlu ji čtyřem či pěti dodavatelům rozprostřeným do plochy (sídlícím např. po celé republice - Plzeň, Praha, Brno, Ostrava, Pardubice) s dotazem, jestli by byli schopni takovéto zadání nacenit.
ii. Oslovím autority v daném oboru (vysoké školy, výzkumné ústavy, znalci, odborníci v daném oboru, apod.)
iii. Vyhodnotím reakce z průzkumu trhu a od autorit a smysluplné podněty zapracuji do Zadání
iv. Nechám znovu posoudit autoritami
e) Schválení Zadání VŘ
Zde bych se ještě pozastavil nad jednou věcí a tou jsou tzv. hodnotící kritéria. Obvyklé je, nejen ve veřejném sektoru, že kromě ceny se hodnotí další parametry (např. délka záruky, rychlost reakce na reklamace apod.). Podle mého názoru je to takticky špatně a zbytečně to navyšuje ceny. Zastávám názor, že hodnotícím kritériem má být pouze cena a u všech ostatních důležitých parametrů má být ověřeno jejich plnění (tj. shoda nabídky se zadáním) a kdo nesplňuje některé kritérium, má být z VŘ vyřazený.
Příklad:
Soutěž na dodávku dodávky (tedy malého nákladního automobilu):
Bude často jezdit po dálnici, a tak se chce, aby dosahovala rychlostí 140 Km/h a aby měla ložnou plochu o délce 2,5 m (dvě europalety).
Standardně by mohlo být hodnocení: cena 0-50 bodů, délka ložné plochy 0-24 bodů (3 body za každého 0,5m), rychlost 0-24 bodů (3 body za každých 10 km/h pro rychlost nad 120 Km/h). Výsledek? Zvítězí dodávka dosahující 200 km/h a má ložnou plochu 4,1m, i když bude stát o 30% - 40% víc.
Jak by to mělo být? Pořadí výhradně podle ceny s tím, že komise/nákupčí zkontroluje, jestli dodávka dosahuje min. 140 Km/h a má ložná plocha je dlouhá min. 2,5 m.
Samozřejmě, toto je zjednodušený/ilustrační příklad. V podmínkách může být záruční doba, podmínky záruky, vybavení (ABS, klimatizace, …), výška nákladového prostoru apod. Postup by ale měl být stále stejný. Ověřit, jestli dodávka splňuje zadané parametry a soutěžit jen o cenu.
3. Nabídkové řízení
a) Otevření nabídek a kontrola úplnosti nabídek
b) Vyhodnocení nabídek, tj. ověření, jestli nabídka splňuje zadání (zde mohou probíhat testy, zkoušky, odborné posudky, …)
c) Vyřazení nabídek, které neodpovídají zadání
d) Seřazení nabídek, které splnily zadání, podle ceny a nejlevnější nabídka, splňující zadání, vyhrává.
e) Podpis smlouvy s vítězem VŘ.
4. Závěr
V průběhu VŘ prostě není na místo, kde by se rozhodovalo, leda by někdo chtěl VŘ ovlivňovat.
Naprosto nejdůležitější na celém VŘ je zadávací dokumentace spolu se způsobem hodnocení VŘ. Všechno ostatní jsou již jen úkony, které vychází a přesně dodržují (tedy, měly by) vyhlášené podmínky a způsob hodnocení.
Článek je publikován i na mých stránkách www.policky.cz
