Obrat není zisk - chyba začínajících podnikatelů a jak to změnit

Obrat není zisk… „To je přece jasné!“, řeknete si.  A přesto se mi v konzultacích neustále opakuje stejná písnička, když se zeptám na průměrnou ziskovost zakázky, případně doplním otázku: „Víte, jaký zisk na jednotlivých zakázkách musíte generovat, abyste se uživili?“ Odpověď je většinou velmi podobná: „Máme obrat xy desítek / stovek tisíc.“ To je hezké, ale co vám to říká o tom, jestli vaše firma míří do červených čísel nebo bude v plusu?

archiv yourchance o.p.s

Přemýšlela jsem, kde se toto chybné zaměření bere. Řekla bych, že je to tím, že řada učebnic, podnikatelských seminářů, ale i dotazy bank před poskytnutím úvěru se točí právě kolem výše obratu. Bohužel to pak začínající podnikatele zavádí podle mých zkušeností do slepé uličky.

Po roce, dvou, když už situace začíná být těžko zvladatelná, se pak na nás obrací lidé, kteří do podnikání šli s nadšením a věřili, že jejich profese je to, co je uživí na volném trhu, a slyšíme stále totéž - pracuji od rána do večera, zakázek mám dost, ale stejně ty účty nějak nevychází. A to se bavíme o profesích napříč obory, ať už se jedná o veterináře, kadeřnice, účetní, ale i výtvarníky a nejrůznější řemeslníky.

Proč? Vždyť je to přeci tak jasné! Obrat není zisk…

Omyl! To, že si něco přečtu, ještě neznamená, že to umím a že tomu rozumím!

Věřím, že z následujících řádků budou rozčarované hlavně vaše účetní, ale věřte mi, že ony si s tím poradí, když jim vše řádně zdokladujete. Pohled účetní a pohled obchodní je velmi odlišný. Účetnictví je pohled do minulosti. Pohled, který Vám nabízím já tímto článkem, je pohled do finanční budoucnosti, kterou jste schopni řídit.

Takže malá rada všem, kteří by chtěli začít, nebo chtěli zrevidovat své aktuální podnikatelské výsledky: ŘIĎTE SVÉ PODNIKÁNÍ PŘES CASHFLOW. 

Jednak je důležitý pojem „řídit své podnikání“. Skutečně je i pro živnostníky a drobné podnikatele důležité svou firmu řídit. Dát si pár hodin v měsíci skutečně prostor a rozmyslet si, co jsou priority v dalším období, zhodnotit pro sebe minulost a udělat potřebné změny.

Druhá část věty je důležitá úplně stejně „řídit přes cashflow“. Peníze jsou hybnou silou podnikání. Buď je vyděláváte a máte a můžete své podnikání rozvíjet, nebo je nemáte a stojíte na brzdě svého vlastního ferrari v okamžiku, kdy by se mělo hnát silou všech svých koní kupředu.

Základní premisou přístupu „řízení přes cashflow“ je myšlenka, že PODNIKÁNÍ JE OBCHOD, KTERÝ GENERUJE ZISK. TENTO ZISK JE VYJÁDŘEN FINANČNÍ ČÁSTKOU, KTERÁ SE ROVNÁ ROZDÍLU MEZI PŘÍJMY, VÝDAJI A INVESTICEMI V TOM KTERÉM ČASOVÉM OBDOBÍ. (*Tady vyděsím účetní poprvé, protože ziskem míním hotové peníze, které máte na účtu nebo v pokladně, nikov zisk účetní.)

Vzhledem k tomu, že naše kultura je zvyklá fungovat na měsíční bázi (nájemné, výplaty zaměstnancům atd.) je tímto základním časovým úsekem kalendářní měsíc. Zásadním pro tento způsob řízení je fakt, že počítáme pouze s penězi, které nám v daném měsíci na účet přijdou, případně které vydáme. Možná se vám zdá můj popis zjednodušený, až banální, ale není nic smutnějšího než pohled na živnostníka nebo majitele malé firmy, který má vyfakturováno, vykazuje zisk a krčí rameny se slovy: „Prý JSEM V ZISKU, ALE KDE JSOU MÉ PENÍZE?“

Začněme tedy pěkně od začátku...

1)      Naplánujte potřebné měsíční investice

Do investic můžete zahrnout vše, co rozvíjí vaši podnikatelskou činnost a zvyšuje potenciál získání nebo udržení zákazníků. Můžete sem zařadit nákup nových technologií, náklady na obchodní cesty (benzín, hotel), telefony, další vzdělání v oboru, ale i členství v asociacích a klubech, pokud to není primárně zábava, ale prostředí, kde navazujete obchodní vztahy. Beze sporu jsem patří i platba za ochranné známky, částky na podporu prodeje a peníze, které plánujete mít k dispozici na pracovní obědy a schůzky (tzv. repre). A teď už jsem podle účetních ztratila zdravý rozum úplně! Jak mohu dát repre do investic? Z obchodního hlediska, tedy z hlediska cashflow, se jedná o jednu z nejdůležitějších investic. Jak byste jinak mohli pečovat o vztah s některými klíčovými zákazníky, když byste je občas nevzali „někam ven“, mimo kancelář, kde se obchoduje tisíckrát snáz.

2)      Naplánujte potřebné měsíční výdaje

Mezi výdaje zahrňte všechny nutné měsíční platby jako splátky (úvěr, leasing, hypotéka), pojištění, ale i fixní platy zaměstnanců a všechny související daně a poplatky, nájemné, internet, svou měsíční odměnu a výdaje na provoz kanceláře, platby za opravu auta a všechny další podobné měsíční výdaje.

            Když své plánované investice a výdaje sečtete, vyjde vám číslo s velkým mínusem na začátku. A to je dobře! Protože teď přichází moment, kterému já osobně říkám TLAK NA MOZEK. Musíte totiž najít dostatečně velký ZISK ve svých zakázkách, který vám všechno potřebné pomůže pokrýt. A záměrně říkám zisk, ne obrat. Do kolonky příjmů je totiž dovoleno psát jen částky zisku, který na jednotlivých zakázkách máte.

Malý příklad: Pracovali jste na zakázce pro firmu ABC. Fakturovali jste 150.000, náklady byly 130.000. Hrubý zisk je 20.000. Fakturovali jste v 15.7., ale splatnost je dohodnuta na 90 dní, takže v tabulce řízení cashflow se vám údaj 20.000 Kč objeví až v říjnu. Stejně jako z druhé zakázky pro firmu XY, kterou zrealizujete v září, splatnost bude v říjnu, vyfakturujete 60.000, díky nízkým nákladům zisk bude 30.000. Tato částka se objeví v tabulce řízení cashflow také v říjnové kolonce.

Co tento malý příklad deklaruje? Nejčastější chybu začátečníků, kteří se obvykle radují v okamžiku, kdy vystaví fakturu. Drobné doporučení: počkejte s oslavami, až budou peníze na účtu!

Ale zpět k tabulce řízení cashflow. Položka číslo 3 a 4 jsou příjmy. První z nich jsou příjmy tzv. pasivní, následují příjmy aktivní.

3)      Najděte zdroje pasivních příjmů

Příjmy pasivní jsou příjmy, pro které nemusíte vy, ani vaši zaměstnanci nijak usilovně pracovat. Sen každého podnikatele! OK, zpátky do reality. Jsou to příjmy z pronájmu, online prodeje apod. Jednou jste zainventovali peníze, čas, úsilí a teď sklízíte ovoce na pravidelné měsíční nebo jinak pravidelné bázi.

4)      Najděte zdroje aktivních příjmů

Sepište si jednotlivé zakázky, na kterých pracujete. Případně si rozdělte aktivní příjmy podle jednotlivých zdrojů aktivit, nebo najděte jakýkoliv klíč, který vám umožňuje udělat si přesný přehled o svých zdrojích příjmů. Nezapomeňte, že sem píšete pouze zisk z každé zakázky!

            A teď jdeme do finále!

Nepodařilo se vám pokrýt všechny plánované investice a výdaje? Přemýšlejte usilovněji, kombinujte, ale buďte realisty! Nejde o to vykouzlit čísla na papíře, ale vytvořit si plán, který vám pomůže utřídit si priority v následujícím období. Pokud už nevíte kudy kam a příjmy v daném období už nelze navýšit, začněte snižovat výdaje! Jestliže jste snížili výdaje na optimální úroveň, protože každý máme v podnikání určité výdaje, přemýšlejte, kterou investici můžete odložit, aniž by to ohrozilo fungování vašeho podnikání.

Cílem by mělo být vytvořit si finanční rezervu na 6-12 měsíců fungování dopředu.

Jestliže vám vychází rozpočet tak, že vám umožňuje vytvořit volné finanční prostředky, gratuluji!

Posunuli jste se do další úrovně hry zvané podnikání! A to je ZREALIZOVAT PLÁN, který jste právě vytvořili. Ale na tohle téma si budeme povídat někdy příště :o)

***