Lidé, kteří se zabývají dlouhé roky veřejným zadáváním jako profesí, a tím myslím i dodavatelským způsobem, nejen prostřednictvím vlastních zaměstnanců, již od počátku si zavedli interní zadávací směrnice na svůj druh zakázek, které obvykle dělají a dělat budou vzhledem k náplni své organizace, jejichž nedílnou součástí je i příloha se vzory k administrativní části, protože každý rozumný člověk ví, že právě chyby v administrativě veřejných zakázek jsou tím nejčastějším problémem při kontrole příslušného oddělení ÚOHS a NKÚ. (Související článek je v příloze).
Doklady, zadávací dokumentace a aktualizace
Spočítala jsem, kolik dokumentů běžně každý veřejný zadavatel vyplňuje a je jich kolem 60 kusů, nepočítaje v to zadávací dokumentaci, která je též předmětem interní zadávací směrnice, která zaměstnancům ukazuje směr, jakým se mají vydávat. Jde o druh veřejné zakázky - stavební práce, služby a nákupy, jde různé způsoby zadání, ke kterým se většinou i vzorové dokumenty vypracovávají. Podotýkám, že uvážlivé subjekty, které podléhají zákonu o veřejných zakázkách, mají své manuály, které se stále aktualizují, nejen ovšem jen tehdy, když se mění zákon o veřejném zadávání, to by bylo málo, ale i ostatní předpisy, které buď s veřejným zadáváním souvisejí a nebo souvisejí přímo s předmětem zakázky.
Proč taková péče a předpříprava?
Je to velmi jednoduché: veřejné zadávání je obor, který stojí sám o sobě a je natolik komplikovaný, že nelze od účastníků, kteří jsou specializovaní například na investiční věci, žádat, aby měli také stejně hluboké znalosti o procesech veřejného zadávání. Stejně jako administrativní zaměstnanci, kteří nemají povinnost se do hloubky procesy veřejného zadávání zabývat. Stačí, že vědí, jak se který dokument vyplňuje a kam a v jaké lhůtě ho poslat. Kromě toho, každý dokument je oběhovým obalem zaslán k podpisu zodpovědným zaměstnancům, který mohou být současně i subjekty finanční kontroly, takže správnost musí prověřovat. Jestliže organizace běžně zadává a žádný způsob zadání není od té podrobné a ohromné administrativy omilostněn, pak je to rutinní práce, která ovšem musí být provedena v zákonem daných lhůtách, a také pokud uchazeči mají odpovídat na tyto dopisy, pak také v zákonných lhůtách.
Kontrolní list - musí být stále aktualizován podle novelizací
Aby nebyly žádné dokumenty opomenuty a současně byly zasláné v zákonem dané lhůtě a odpovědi uchazečů byly také zaslány v přijaty v zákonné lhůtě, je třeba, aby si pro kontrolu zhotovil veřejný zadavatel tzv. Kontrolní list. Tento kontrolní list je zpracován v tabulce, která obsahuje všechny úkony, které vyžaduje zákon, u každého úkonu je nutno poznamenat číslo paragrafu, dále následují dvě kolonky, zda byly nebo nebyly tyto úkony splněny a poslední kolonka je podpis a datum kdy byly tyto úkony splněny nebo nesplněny. Takže zaměstnanci včetně jejich vedoucích mají dokonalý přehled o celém procesu zadávání u jednotlivých zakázek v jednotlivých způsobech veřejného zadávání.
Co s tím? Spíše otázka na Karolinu Peake ...
Všichni, kdo se nějakým způsobem zabývají veřejným zadáváním, ať orgány státní správy nebo samotné organizace jako zadavatelé, jsou odsouzeni k tomu, aby proces veřejného zadávání dokonale ovládali, protože jinak může dojít k fatálním omylům, které mohou mít i dopady na pracovněprávní vztahy či trestněprávní dopady. Podle mého názoru, Ministerstvo místního rozvoje by mělo zavést, jako garant, vzdělávání se v oboru veřejných zakázek a vyškolit lidi, kteří by působili uvnitř firem třeba v obchodním oddělení a současně se zabývají i kontrolní činností. Podle mého názoru, a je to má zkušenost, nelze tak jednoduše zadávat veřejné zakázky prostřednictvím třetích osob, aniž zadavatel problematiku perfektně zná a dokáže odhalit možné chyby, které může taková forma klidně udělat. Myslím, že si každý zadavatel (ministr, hejtman, starosta, ředitel příspěvkové organizace a jiní) plně uvědomuje, že odpovídá za celý proces on sám a veškerá pochybení najaté firmy padají na jeho hlavu se všemi důsledky a často fatálními následky. Všechno se dá naučit, jen veřejné zadávání, a nebojím se říci, že je samostatným právním oborem, obnáší znalosti z tolika právních odvětví, kolik je druhů zakázek, že nezbývá nic jiného, než se učit, učit, učit. Jinak mohou veřejné zakázky kdekomu zlomit hřbet.
Závěr
Ve světle tohoto článku mohu potvrdit: ano, je možné zvládnout odsouhlasení veřejné zakázky komisí v krátké době, protože v ten den komise může svoji práci vykonávat pro více zakázek v jeden den. To všechno souvisí s pružnou a perfektně připravenou metodikou a s lidmi, který tento složitý a riskantní obor ovládají.
