Tajemství úspěchu dánského e-governmentu

Dánsko je opět podle OSN jedničkou v e-governmentu. Vyniká v tom, jak umožnuje svým občanům vyřizovat veřejnoprávní povinnosti online, ale také v tom, kolik procent Dánů těchto online služeb využívá.

Česká republika je na 39. a Slovensko na 48. místě. Čím to je, že je Dánsko v digitalizaci úspěšné? Čím může svět inspirovat?

Jak to digitální Dánsko vlastně vypadá?

Na úřadech prakticky nejsou fronty. Zhruba 95 procent žádostí o penzi a 97 procent registrací do základních škol vyřizují Dánové online. K rodičovské se přihlašují přes internet všichni. A o příspěvky na děti nežádá vůbec nikdo. Proč? Stát si totiž sám posbírá informace, které k udělení příspěvku potřebuje.

Dále stát přijímá a vydává faktury výhradně v elektronické podobě pomocí webu pro firmy virk.dk. To, že elektronická faktura má jednotný strojově čitelný formát, šetří mnoho času, energie a peněz. Účetní nemusí nikam vkládat variabilní symbol, fakturační údaje a kontrolovat identitu firmy. Za e-fakturu chválí Dánsko i OECD.

Digitální Dánsko zjednodušuje lidem život. Lidé nemusí na poštu vyzvedávat úřední dopisy. Komunikace s úřady je výhradně přes Digital Post, tedy datové schránky. Netrápí se vyplňováním daňového přiznání z příjmů fyzické osoby, protože je možné ho vygenerovat z dat, která stát, zaměstnavatel nebo banka už znají. Občané pak mají 14 dní na to, aby přiznání, které jim dorazí do jejich datové schránky, zkontrolovali. Prakticky tak do něj doplňují jen příjmy z nájmů. Stejně tak když žádají o hypotéku, nemusí Dánové bankám dokládat všelijaké dokumenty, protože si je mohou banky zaopatřit samy.

Jak se to vše Dánům podařilo?

Mají a měli osobnosti, které digitalizaci věřili a prosazovali ji

Na tom, že chtějí být digitalizovanou zemí, se Dánové shodli v roce 1996, kdy vznikla první dánská digitalizační strategie, která byla první svého druhu i na celém světě. Do zásadních změn se pustil dánský veřejný sektor až v roce 2001, kdy zavedl elektronický podpis. Na digitalizaci pracují neustále až dodnes, kdy chtějí více využívat umělé inteligence.

Když už se do digitalizace veřejné správy jednou pustili, neodradilo je skoro nic. Ostatně silné přesvědčení a realizace nápadů i za velkou cenu jde vidět i na jejich ambiciózní reformě územní samosprávy z roku 2007. Tehdy snížili počet obcí o více než polovinu z celkem 271 na 98. A zredukovali také počet krajů – z 14 na pět. Krajských a městských politiků v důsledku ubylo z původních 4597 na zhruba 2520. Člověk by si řekl, že takovým opatřením ztratí politici nejen hlasy voličů, ale i podporu ve straně. Kdepak. Ještě k tomu snížili náklady na digitalizaci.

Silný digitální lídr dokáže klíčové změny prosadit. V Dánsku ovšem za předpokladu úzké a intenzivní spolupráce se všemi, kterých se to týká, tedy úředníky a dalšími klíčovými partnery. Přestože vede digitalizace ke snížení počtu tradičních úředníků, nebojí se o svá místa. V Dánsku mají představu, že z kanceláře se úředníci přesunou blíž k lidem, pracovní místa tedy nezmizí.

Dánové se nebojí spolupráce se soukromým sektorem

Spolupráce se soukromým sektorem je v Dánsku běžnou praxí. Můžeme tomu říkat PPP přístup (public private partnership), který Dánsko uplatňuje v oblasti zlepšování energetické efektivity a zavádění zelených řešení (State of Green) nebo v oblasti zdravotnictví (Healthcare Denmark), ale zejména také v digitalizaci. Politici nebo úředníci tedy nejsou terčem kritiky, když aktivně zapojují do projektů firmy nebo asociace firem. Důležité jsou dobré výsledky.

V oblasti digitalizace veřejného sektoru vláda spolu s bankovním sektorem vytvořila systém elektronické identity. Jedná se o tzv. NemID, což je obdoba bankovní identity v Česku. V praxi to znamená, že stejný přihlašovací postup používají Dánové pro internetbanking, pro informační systémy veřejné správy, pro datové schránky, nebo pro různá obecní či krajská rozhraní. Díky jednotnému přihlašování odbourali Dánové bariéru pro využívání státních elektronických nástrojů, ale zároveň pomohli jejich rychlému rozšíření mezi uživateli. Kromě toho mají PPP projekty a sdílení digitální infrastruktury řadu dalších výhod, z nichž nejdůležitější jsou, že firmy přináší praktické inovativní nápady, snižují se náklady třeba i na propagaci nástrojů e-governmentu a usnadňují uchopení nových nástrojů mezi lidmi. Takže stručně a jednoduše, banky zpřístupnily e-government lidem, pomohly ho rozšířit a výsledek je levnější a udržitelnější.

Digitalizace je povinná

Možná se to může někomu jevit poněkud nedemokratické, ale využívání elektronických nástrojů je povinné, a to pro všechny až na stanovené výjimky. Těm, co neví jak na to, pomohou úředníci, kteří je procesem provedou, ale nic nevyplní, to nechají na vás. Tímto způsobem se lidé naučili pracovat s novými nástroji a už na úřad příště nemuseli.

Zavedení povinnosti vyřizovat věci přes internet předcházelo pár kroků. Zejména se všechny elektronické nástroje musely vypilovat, stát uživatelsky přívětivější a musely být jednoduché. Dánům navíc pomáhá jejich nátura a minimalistický přístup. Dále povinnost nebyla zavedena plošně a hned, ale hezky postupně v průběhu čtyř let. Chcete vědět, jak? Detaily postupného rozšiřování povinnosti najdete zde. Dánská datová schránka byla povinná pro všechny v roce 2014 po té, co proběhla národní kampaň. Povinná digitalizace sice nemusí padnout do oka každému, ale Dánové ji velmi dobře přijali. Digitální poštu (tedy datové schránky) používá 91,7 % obyvatel a všechny dánské firmy.

Dánští experti často jiným zemím doporučují digitalizaci rozšiřovat třeba tak, že nejprve budou povinně elektronické nástroje používat státní zaměstnanci. A to dává smysl. Ostatně v soukromém sektoru se vás v práci nikdo neptá, jestli chcete komunikovat v rámci firmy elektronicky nebo prostřednictvím dopisu. A je zcela běžné dostávat výplatní pásku emailem.

Zapojili do tvorby IT systémů všechny

Dánové ze své podstaty řeší výzvy v kolektivu. Tak to bylo i v případě digitalizace. Hlavním hybatelem je Dánská agentura pro digitalizaci, která je součástí ministerstva financí. Ano, některým ministerstvům se nelíbilo, že ministerstvo financí bylo „nadřazené“ v otázkách digitalizace, ale někdo to stejně dělat musí. Řada odborníků z Dánska je přesvědčena, že ovoce přinesla také schopnost spolupracovat napříč odvětvími, ale úrovněmi vlády (stát, městy a kraji). Zapojují tedy nejen soukromý sektor, ale všechny, kdo se systémem budou pracovat. Tedy znovu úředníky, kteří žádosti zpracovávají. Jedině tak je možné, aby systém splňoval požadavky a byl nastaven správně.

Hlavně jednoduše – nepřidávají si práci

Náklady na digitalizaci se snižují i jednoduchostí pravidel a postupů, ale i jednoduchostí samotných návrhů systému. Obecně vzato nepřehánějí to s požadavky na všechny možné a případné potřeby, dbají na jednoduché procesy a nepředimenzovávají tak IT systémy. Vyplácí se jim přístup budování od základů a „vyšperkovávání“ až v druhém kole, co už existuje zpětná vazba od uživatelů. Bez relativně jednoduchých pravidel by jim ale dala stejně digitalizace pořádně zabrat.

Dánský e-government se vyvedl, přesto si Dánové taky někdy stěžují. Občas ani v Dánsku něco nemusí fungovat. Jsou si ale vědomi, že digitalizace veřejného sektoru je proces, který skoro nikdy nekončí. Pořád se dá na elektronické komunikaci s občany pracovat, a to zejména díky zpětné vazbě uživatelů. Tak vypadá v kostce dánský digitální ráj, který nejen přináší výhody občanům, ale pomáhá šetřit zhruba 296 milionů eur ročně, a ministerstva dokáží vyřídit jejich úkony o 30 procent rychleji než dřív.