Elektronické faktury šetří v Dánsku čas i peníze

Dánská e-Faktura je takový malý zázrak, který šetří spoustu nekreativní otrocké práce úřadům a firmám v zemi.

Faktury totiž nemusíte tisknout, skenovat, razítkovat, ručně podepisovat, ani posílat poštou. Neztrácíte čas přepisováním údajů z faktur do počítače, interní schválení je rychlejší, ubývají chyby a podvody, nemusíte je archivovat ve fyzické podobě pro úřady a není třeba pro ně kupovat šanony a shromažďovat je ve skříních kanceláři.

Tato elektronická fakturace je v Dánsku povinná pro veřejné instituce od škol, nemocnic či obcí až po ministerstva, a to už od roku 2005. V Česku mají veřejné instituce zatím pouze povinnost zpracovávat e-Fakturu, pokud jim ji soukromý sektor zašle.

e-Faktura se vyplatí veřejnému i soukromému sektoru

e-Faktura šetří peníze. Možná i proto, že ji vyvinulo dánské ministerstvo financí a jím zřízená Agentura pro veřejnou správu ve spolupráci se svazem obcí a krajů. Právě tyto organizace chtěly ušetřit na výdajích související s administrativní podporou, aby stát mohl investovat více do činností, které občanům přináší přidanou hodnotu.

Dánské úřady spočítaly, že jim výdaje související s účetnictvím a vyřizováním faktur klesly po zavedení e-Fakturace o 50 procent. Podle expertních odhadů se Dánsku, tedy šestimilionové zemí s 98 obcemi, 54 kraji a 18 ministerstvy, daří šetřit až 150 milionů eur ročně, přičemž čtvrtinu této částky ušetří stát a tři čtvrtiny města a obce. Úspory v přepočtu dosahují částky 3,9 miliardy korun ročně.

e-Faktury si chválí i soukromý sektor. Například obchodní řetězec COOP Denmark uvádí, že v porovnání s předchozím způsobem šetří 40 procent nákladů na zprocesování faktur. Dopravní společnost Leif M.Jensen  A/S zase ušetří dokonce až o 80 procent. Firmy oceňují i to, že elektronická fakturace představuje velkou úsporu času a jejich zaměstnanci se mohou zabývat kreativnějšími činnostmi.

Jak e-Faktura funguje?

e-Faktura není papír, ani pdf soubor, ale data ve strukturovaném elektronickém formátu. Namísto emailu s naskenovanou fakturou kolují mezi veřejnými institucemi a firmami rovnou fakturační data, která se umí načíst přímo v interních „účetních“ systémech.

Menší firmy, které žádné elektronické interní systémy nemají, mohou e-Fakturu státu bezplatně vystavit na státním webu pro firmy nebo prostřednictvím NemHandel. Stejně tak existuje řešení pro ty, kteří nepoužívají žádný elektronický systém, který by e-Fakturu rovnou načetl. V takovém případě obdrží jednoduchou fakturu v pdf.

e-Faktury jsou povinné pro fakturaci veřejných institucí, ale lze je používat i pro obchodní styk s jinými společnostmi soukromé sféry.

Spuštění povinné elektronické fakturace bylo kritické  

Diplomaticky řečeno první dny a týdny fungování e-Faktury byly poněkud komplikované. Politici byli velmi ambiciózní, chtěli vše provést rychle. V Dánsku měl veřejný sektor na přizpůsobení se změnám méně než šest měsíců. To vedlo k tomu, že nové postupy nestihli všichni zúčastnění vstřebat. Zavládl chaos. Zpracování faktur trvalo podstatně déle kvůli chybovosti a duplikátům v systému. Dánské společnosti si hlasitě stěžovaly na to, že státní instituce neplatily včas. Ministr financí musel zasáhnout a posunout období pro papírové faktury, a to pomohlo. Komplikované začátky však Dánsko překonalo a za elektronickou fakturaci dnes dostává kredit od mezinárodních organizací.

Co by Dánové poradili světu v oblasti zavádění e-Faktur?

Rozhodnutí o zavedení elektronické fakturace by nechali na parlamentu. Dále by určitě doporučili, že se nesmí zapomenout připravit na změny ty, kteří budou s e-Fakturami pracovat. Právě na ně bude největší nápor, a proto se s nimi vyplatí spolupracovat a komunikovat už od začátku, a to dle dopředu vypracovaného podrobného komunikačního plánu. Ten považují za klíčovou součást celého projektu zavádění e-fakturace. A protože Dánové silně věří ve výhody konkurenčního prostředí a chtějí diverzifikovat riziko, tak by doporučili, že si mají soukromé firmy zajišťovat a vybrat interní systémy „po vlastní ose“ (resp. pracovat s interními systémy, na které jsou už zvyklé). A skoro na sto procent by navrhli prodloužit termín pro implementaci.