Zlatá pravidla Time Managementu aneb Jak se nezbláznit z e-mailů

Time management je dobrý sluha, ale zlý pán. Lektoři vydělávají statisíce na ubohých firmách, jejichž zaměstnanci tonou v neschopnosti ovládnout svůj čas. Přitom stačí osvojit si pár jednoduchých zásad.

Sedím takhle v kavárně, čtu si noviny a pochutnávám na medovníku s voňavým presem a panákem Jägermeistra. Po očku pozoruji muže v rodinném domku naproti. Dnes už po dvacáté vyběhl před dům, vytáhl ze schránky jeden z dopisů, po cestě zpět jej otevřel a polooblečený s nedokouřeným cigárem vběhl zase dovnitř. Z otevřeného okna je slyšet křik dítěte, na zahradě se vzteká jeho žena a u boudy štěká nenakrmený pes.

Poznáváte se? Kolikrát jste dnes už navštívili svou schránku na maily? Pořád vám připadá logické vybíhat každých deset minut před dům dívat se, jestli něco nepřišlo? Co s tím? Pomůžu Vám, pokud budete na sebe drsní a léty ověřená pravidla si osvojíte a začnete používat TEĎ HNED. Jestli sklouznete k myšlenkám o tom, že to u Vás nejde, protože vy jste přece "specifický případ", jste ztraceni. Tak co? Slibujete?

Základem je jeden zdroj pravdy. Obvykle je to dobře provedená kombinace kalendáře, kontaktů a pošty. Já používám Outlook, stejně dobře ovšem poslouží Lotus, papírový systém nebo cokoliv jiného. Tady jsou zlatá pravidla:

1         Nikdy nezačínám pracovní den pohledem do Inboxu. Ráno je třeba si dát kafe a napsat tři hlavní priority dne, na kterých okamžitě začnu pracovat. Nenechám se od nikoho vyrušovat a neotevírám Inbox. Mám své priority a na nich pracuju, ať už jsou soukromé nebo pracovní. V Inboxu jsou priority cizích lidí.

2         Čas otevřít Inbox je přesně v 11:30. Nikdy ne dříve. Mám třicet minut na zpracování mých obvyklých 150 mailů, které dorazí během dopoledne. Ve dvanáct hodin odcházím na oběd. Nic mě nemůže zastavit. Koneckonců všechny maily jsou po té, co jsem na ně použil můj 3D filtr, už vyřízeny.

3         Druhý čas na pohled do Inboxu je půl hodiny před koncem pracovní doby. Dalších 100 mailů obvykle obsahuje rotující komunikaci mezi mými méně šťastnými přepracovanými kolegy. Obvykle je mezi těmito maily množství úkolů, které se mezitím samy vyřešily. Opět na ně použiji 3D filtr.

4         Je třeba rozlišovat, co je důležité, a co je urgentní. Věci, které jsou urgentní a můžu si za ně sám, jsou obvykle jen důsledkem mé lenosti nebo něčeho, co jsem v minulosti nezvládl dobře. Urgentní věci od kolegů neřeším. Mohou si za ně také sami.

5         Magické číslo mailů v Inboxu je: NULA. Když každý den odcházím z práce, nezůstává v Inboxu nic. Všechna pošta je vyřízena, vymazána, archivována nebo v nejhorším případě změněna v úkol a přesunuta do kalendáře na dobu, kdy je třeba záležitost vyřešit.

A na závěr malý test: Jaký je váš stresový faktor? Že nevíte, jak se počítá? Jednoduše – spočítejte, kolik věcí máte nyní na stole a sěnách okolo (včetně vašich žlutých papírků), kolik ikon máte na desktopu a kolik mailů máte v Inboxu. Buďte poctiví. Všechna tři čísla nyní vynásobte. Ideálním číslem je nula, ale dobrý stres faktor je i jakýkoliv výsledek menší než 1000.

Jde Váš faktor do statisíců nebo milionů? Fakt? Necítíte se poněkud přepracovaně? Něco s tím uděláme, ne? Mimochodem, nahoře jste mi slíbili, že pravidla začnete používat TEĎ HNED :-)

Zdravím Vás od svého medovníku, kávy a Jägermeistra :-)