Měli jsme ve firmě takový plán. Aby nám všechno lépe šlapalo, abychom se vzájemně dokázali zastoupit nebo abychom při řešení nějaké situace postupovali všichni stejně, sepíšeme si naše základní procesy a budeme se jimi řídit.
Tak to bývá ve velkých firmách, tak proč se neinspirovat i pro firmu řekněme střední. Procesy – to zní tak světově, korporátně, důležitě. Sepíšeme procesy a všechno bude šlapat, jak má.
Nápad dobrý, všem se buď líbil, nebo nedokázali oponovat a říci, že to je hloupost, takže jsme se do toho pustili. Na jedné straně si sepíšeme všechno, co bychom chtěli mít „zprocesované“ – jak vyřešit poptávku, jak reklamaci a jak navázat spolupráci s novým dodavatelem. A pak půjdeme hlouběji – jak předat instrukce lektorovi, jak zajistit suplování, jak zadat překlad. To taky dává smysl, když to budou dělat všichni stejně, bude to jasnější pro ostatní a rychlejší. A proč tedy nejít ještě hlouběji – jak koupit papír do tiskárny, jak předat instrukce uklízečce, jak … Pak jsme se poprvé zarazili. Co vlastně všechno chceme řídit? No nic, necháme to chvíli odležet, ono se to vyvrbí, až si řekneme, jak má takový proces vypadat. A pustili jsme se do vzoru.
Vzorů procesu jsme už viděli desítky. Několik čtverečků, čar, šipek, koleček – všechno na sebe nějak navazuje a nakonec to dává smysl. Že se v tom někdo nevyzná? No to jedině proto, že ten daný diagram nestudoval dostatečně dlouho. Před každým se přeci musí vyjevit, že takhle to má být. A pak to přišlo. Zásadní otázky. Měli bychom začínat čtverečkem? A co bude znamenat? Že se něco stalo a proces tím začíná? Nebo je to už první krok procesu? A bude nějaký rozdíl, když budeme mít jednoduchý postupný krok a když bude více možností? A co zpětná vazba? A v čem to celé namalujeme? V Excelu? Ve Wordu? V Malování? Spousta možností, ale žádné rýsující se východisko.
A jak se to tak stává, když vám něco nejde, možná vám to chce naznačit, že to máte udělat úplně jinak. A sbírají se vám lehce argumenty proč to opravdu nedělat – přece se nebudeme svazovat nějakými postupy, jsme přece dost inteligentní a zkušení na to, abychom to zvládli. Přece nebudeme sepisovat každou jednotlivou věc, vždyť něco je přece intuitivní a musí to zvládnout každý. Přece nebudeme trávit hodiny tím, že si budeme malovat nějaké šipky a čtverečky.
Ať už to byla podvědomá lenost k něčemu, čemu nevěříme, nebo záblesk jasnozřivosti, nakonec jsme přišli na to, že to s těmi procesy zase tak dobrý nápad není. Že se raději spolehneme na šikovné lidi, kteří si vystačí s tím, že mají cíl a optimální výstup a upozornění na pár věcí, na které si mají dát pozor. Ale nepotřebují se při každém kroku dívat do nějakého procesu, nebo se ho učit nazpaměť. Prošli jsme i tím obvyklým bojem mezi volností a řízeností. Flexibilitou a jednoznačností. Mezi zodpovědností a transparentností. Snad jsme se rozhodli správně. Musím to nějak zhodnotit. Jen kdybych si vzpomněl, kam jsem si namaloval ten postup…
