Jak se nebát vystupovat na velké konferenci – část první: teorie

Článek je zamýšlen především jako povzbuzení pro nezkušené mladé odborníky, kteří se chystají na svůj první velký životní okamžik, kdy na podlamujících se kolenou stanou před širokým sálem dychtivých posluchačů, považovaných za větší odborníky, než jsou oni sami. Může být ale zajímavý i pro čtenáře, který se podobné akce nikdy nezúčastnil a ani nezúčastní, pokud náhodou při zasloužené dovolené v nějaké atraktivní přímořské lokalitě nezabloudí v hotelu do konferenční zóny. Pro takové čtenáře bude vhodné hned na úplném počátku sestavit malý slovníček. Jak sami uvidíte, některé termíny v něm uvedené byly ve svém významu záměrně okleštěny, aby co nejlépe korespondovaly s účelem článku.

Abecední slovníček užitečných pojmů pro ty, kteří na žádné konferenci nikdy nebyli a nebudou.

(co-)Chairman sekce: Čestná funkce pro odborníky, kteří se již zúčastnili mnoha podobných velkých konferencí a umějí anglicky. Význam této funkce bude popsán dále, ale chairman v podstatě nedělá nic, co by opravdu stálo za řeč, kromě toho, že se tváří důstojně.

Diskuse po přednášce: Obvykle na pět minut plánovaný časový prostor na otázky k vaší přednášce bezprostředně po jejím skončení. Černá noční můra méně zkušených přednášejících, speciálně těch, kteří využívají pro přednášku zahlcující a ultrapopisné strategie (viz níže), zatímco přednášející libující si ve strategii 5x5x5 se zde cítí jako ryba ve vodě a využívají nevelký prostor a naivních troublemakerů jako první podání ve vzájemném souboji o přitažlivé mladé účastnice konference, kterých zde bývá frustrující nedostatek. Pětiminutový limit na diskusi bývá obvykle násobně, a pokud na přednášku dohlíží slabý chairman, i řádově překračován.

(velká) Konference: Několikadenní, často týdenní, sešlost několika set lidí v atraktivní lokalitě, předstírajících zájem o společné odborné téma a trávících dopoledne a část odpoledne na přednáškách, aby se mohli jít večer vykoupat do moře a o následujícím víkendu navštívit blízký amfiteátr.

Oficiální jazyk konference: Jazyk, ve kterém se odbývá veškeré veřejné dění na konferenci a kterým nyní v praxi vládne alespoň 90% účastníků konference (viz poznámka u kategorie „pasivní účastník konference“ níže). Pokud vám toto číslo připadá stále podezřele nízké, protože si myslíte, že jazyk konference by měl znát každý, vězte, že počátkem devadesátých let, kdy začali jezdit na „západní“ konference „východní odborníci“, zejména odborníci ruští (a v daném oboru často skuteční machři!), se toto číslo pohybovalo kolem 60%. Osobně jsem viděl řadu ruských odborníků, kteří nebyli schopni z papíru přečíst frázi „My name is… „ (Jmenuji se…), občas i proto, že jejich sekretářky nenapadlo napsat jim to v azbuce.

Přednáška: Zhruba dvacetiminutová samostatná prezentace nových faktů o průběhu a výsledcích vlastního nebo cizího výzkumu, které všichni ostatní účastníci konference už dávno znají. Odehrává se většinou v sále pro dvacet až dvěstě lidí s poetickým názvem, který je tématicky spojený s názvy všech ostatních sálů, kde probíhají přednášky. Jestliže se tedy vaše přednáška odehrává například v sále „Brusel“, můžete si být jisti, že někde poblíž ve stejnou dobu probíhá paralelně přednáška v sále „Amsterodam“ a hned vedle přednášky v sálech „Paříž“ a „Londýn“. Jestliže vaše přednáška probíhá v sále „Tyranosaurus Rex“, bude vaše kolegyně ve stejnou dobu přednášet v sále „Pterosaurus“ a její nadřízený hrát roli chairmana sekce v sále „Dinosaurus“. A pokud budete mít to štěstí a sledovat zajímavou přednášku v sále „Afrodita“, máte možná smůlu, protože jste měli ve stejnou dobu jistit kolegu proti troublemakerovi na přednášce v sále „Athéna“.

Poster: Vývojově nižší odrůda přednášky. Prezentace v písemné formě umístěná na svislý panel mladými odborníky, jejichž šéf si myslí, že ještě nemají na to, aby ji on-line přečetli při regulérní prezentaci před diváky. Je vyhledávána především těmi účastníky konference, kteří dobře vidí a blbě slyší, popřípadě těmi, kteří neumějí tak dobře anglicky, aby porozuměli mluvenému slovu.

Powerpoint: Základní prostředek pro vytvoření toho, co promítáte na přednášce a co vidí všichni účastníci konference, kteří se na vás přišli podívat. Umožňuje mimo jiné kopírovat do vaší přednášky vybrané části textu jiných, již publikovaných přednášek z celého světa a tím vám ušetří spoustu práce. Poskytuje podporu i pro jiné efektivní způsoby tvorby vaší prezentace, jako například kopírování obrázků, které navíc dokáže téměř neomezeně zvětšit a pokrýt tak jedním obrázkem prostor celého slajdu (viz níže); neměli byste to ale přehánět nad rozumnou míru. Jestliže konference o bezpečnosti jaderných elektráren probíhá na Tahiti, které žádné takové elektrárny nemá, můžete prezentaci zpestřit několika nakopírovanými a patřičně zvětšenými žánrovými obrázky (polo)nahých domorodých krasavic, ale tato ekologická odbočka by neměla tvořit většinu přednášky, přestože víte, že mnohým účastníkům sekce utkví v paměti pouze a právě jenom ona.

Proceedings: V dřívějších dobách tři až osm tlustých bichlí, ve kterých byly vytištěny všechny referáty přednesené na konferenci a které nešťastní hladoví účastníci welcome party vlekli pozdě v noci v igelitových taškách do hotelů, kde byli ubytovaní. V současné době nahrazeny mnohem skladnějšími a mnohem poruchovějšími flash disky.

Sekce: Soubor několika přednášek prezentovaných po sobě a k podobnému tématu (nemusí být pravidlem). Na velkých konferencích probíhá v každém časovém okamžiku paralelně na různých místech šest až patnáct sekcí, což umožňuje účastníkům konference dostatečně se rozptýlit v prostoru a vyhnout se nepohodlí při simulování zájmu o přednášky.

Slajd: Základní grafická prezentační jednotka vaší přednášky; jednodušeji řečeno, samostatná stránka papíru, kterou promítáte divákům. Protože vaše prezentace není románem „Temno“ od Aloise Jiráska, i když byste jeho symbolickou grafickou podobu někdy během přednášky i potřebovali (i vy můžete mít v hlavě náhlé temno anebo je indikován výskyt troublemakera), pohybuje se doporučený počet slajdů pro jednu přednášku kolem dvaceti (jeden na minutu). To, jak koncipujete své slajdy je pak úzce spojeno se strategií vaší přednášky a ta zase s vašimi schopnostmi (viz níže).

Troublemaker (česky „potížista“): Jeden z nejzajímavějších objektů přítomných na každé konferenci a ozvláštňujících její průběh. Účastník konference, jehož hlavním cílem je rozbořit průběh prezentací co největšího počtu jiných účastníků. Vzhledem k nevyzpytatelnosti troublemakera a náročnosti boje s ním mu budu věnovat speciální pokračování článku.

Welcome party: Úvodní sešlost organizovaná večer před konferencí pro ty účastníky, kteří už dorazili a nemají díky časovému posunu dvě hodiny ráno. Pokud si nezkušený účastník konference myslí, že se tam nají, a potřebuje k tomu více než tři jednohubky, odchází s několika párátky v kapse hrubě zklamán. Pokud si ale nezkušený účastník myslí, že se tam nemůže opít, může skončit pozdě v noci v neznámém městě na neznámém místě v neznámém stavu (vlastní zkušenost autora tohoto článku).

Tento příspěvek se původně měl jmenovat „Jak se nebát přednášet na konferenci“, ale tím by se zbytečně omezil pouze na jedinou z řady více nebo méně obtížných rolí, které na konferenci můžete zastávat. V článku se budeme dále postupně věnovat všem základním rolím, do kterých se na konferenci můžete dostat. V jeho brzkém pokračování „Jak se nebát vystupovat na konferenci – část druhá: příklady z praxe“ pravdivě popíšeme skutečné, někdy stěží uvěřitelné, příběhy, které se autorovi příspěvku osobně přihodily během téměř třiceti let vystupování na různých konferencích v různých rolích.

Pasivní účastník

Jedná se o poměrně oblíbenou roli, která není, v rozporu s očekáváním, vyhrazena pro mladé elévy, ale spíše pro jejich bosse, a skutečně si vyžaduje jistou zkušenost a společenskou obratnost mladým elévům cizí. Hlavním cílem je být viděn v místě konference co nejvíce a přitom se zapojit do programu konference co nejméně. Tento finální cíl může být motivován jednou nebo dvěma z následujících zkušeností: 1)je nutné nakoupit včas dárečky pro manželku, milenku a vnoučata 2)je nutné vyhnout se komunikaci v oficiálním jazyce konference (angličtině), protože anglicky umíme velmi málo nebo vůbec.

Poskok u posteru

Výhodou posteru je, že záleží téměř výhradně na nás, co s ním provedeme a pokud nemáme náladu, můžeme se tvářit, že k němu nepatříme a autor si někam odskočil. V případě, že se nějaký troublemaker opakovaně vrací a už po několikáté otravuje, kdeže ten autor tedy je, můžeme se ukrýt za některý ze sousedních posterů. Nevýhodou posteru je fyzická náročnost prezentace spočívající v tom, že u posteru je slušné stát na nohou po většinu dne, popřípadě po většinu konference. Na druhé straně se zájem o postery v pozdějších dnech konference vytrácí (stejně jako zájem o jiné formy prezentace), takže je možné si odskočit se na několik hodin vyspat po flámu z předchozího dne (autor přednášky naplánované na konkrétní dobu tuto možnost nemá!). Ojedinělým poctivým poskokům s přísnými bossy, kteří z nich mámí každodenní statistiky zájmu o poster, doporučuji přemístit poster na blízkou pláž, kde může být zájemců až překvapivě mnoho. Další nevýhodou posteru je to, že vám ho může někdo ukrást, což je u prezentace v podstatě vyloučené.

Autor příspěvku, který prezentuje někdo jiný

Vůbec nejvděčnější role na konferenci, protože takový autor má oprávněný dojem, že si večerní opalování a protáhnutí na golfovém hřišti zasloužil, a přitom není exponovaná jeho psychika tváří v tvář nelítostnému publiku. Jediným drobným problémem může být výskyt troublemakera, který dovede prezentujícího až do takového stadia zoufalství, že si vyžádá svědectví od skutečného autora příspěvku. Proto se této kategorii účastníků konference doporučuje vybrat jednu ze dvou základních strategií pro prezentaci svého příspěvku: 1)prezentaci svého příspěvku (jiným účastníkem konference) se zcela vyhnout (čímž se vyhneme i expozici od troublemakera, viz též „různé strategie boje s troublemakerem“ v připravovaném článku) 2)pokud se prezentace svého příspěvku účastníme, extrémně se koncentrovat, protože ďábelský úder od troublemakera může přijít kdykoli.

Autor příspěvku, který si příspěvek prezentuje sám

Jedná se o základní typ účastníka konference, jehož první povinností je dostavit se deset minut před zahájením sekce k chairmanovi, potvrdit mu prezentaci a vyhnout se tím pokusu prezentovat příspěvek na sekci zcela jiné. Chairman sekce po vás obvykle den dva dopředu požaduje několik vět o zhmotnění geniality ve výsledcích vaší práce a je nesmírně šťastný, když mu pár vět o sobě těsně před zahájením sekce přinesete, bez ohledu na to, zda se zabývají vaší aktuální prací nebo shrnují zajímavé události z prvních pěti let vašeho života.

Samotná přednáška má charakter do značné míry určený přijatou strategií, vycházející ze schopností přednášejícího, která výrazně koresponduje s promítanými slajdy. Existují tři hraniční možnosti strategie přednášky a každá konkrétní strategie je bodem v prostoru mezi těmito třemi hranicemi:

• strategie zahlcující, kdy na jednotlivé slajdy umisťujeme (tedy především kopírujeme) celé obsáhlé odstavce textu, složité grafy a schémata a verbálně se je snažíme komentovat; pokud tuto strategii použijeme, přednášku přežijeme, protože nikdo nebude schopen naše slajdy přečíst a pochopit (čím složitější graf, tím menší promítaná písmenka při konstantní ploše slajdu) a jak praxe ukázala, zahlcující efekt umlčuje dokonce i troublemakera, ale současně nijak nevynikneme, protože část publika ve snaze rozluštit naše poselství malých písmenek rozbolí hlava a existují i jedinci, kteří by přece jenom rádi věděli, o čem ta přednáška je;
• strategie ultrapopisná, jinak též pracovně nazývaná „co na slajdu, to na jazyku“ produkující slajdy se středním objemem informace, kterou publikum dokáže vstřebat, už proto, že naše verbální prezentace spočívá v doslovném přečtení textu na slajdu slovo od slova; hodí se nejvíce pro velmi mladé prezentující prvničky, kterým publikum odpustí poněkud statický projev, u běžného prezentujícího je takový styl přednášky sice tolerovaný, ale velký úspěch nezaznamená a navíc si na něm může smlsnout troublemaker;
• strategie tvůrčí, která experimentuje s širokým rozsahem formy slajdů, od těch vhodných spíše pro strategii ultrapopisnou, až, ve své nejryzejší podobě, k maximálně pěti slajdům zcela bez obrázků, s maximálně pěti řádky na slajdu a maximálně pěti slovy na řádku (takzvaná forma „5x5x5“); kromě pár zcela nesebekritických lenivců, kteří její volby při přednášce brzy litují, ji používají už pouze skutečné (mega)stars v oboru, které si to mohou dovolit, protože i když jim tato forma vystačí pouze na jednu myšlenku, je to myšlenka natolik zásadní, že se o ní mluví dokonce i večer na pláži a v baru, a později o víkendu se při diskusi o ní testuje akustika v amfiteátru.

Vystupující, který prezentuje příspěvek někoho jiného

Prezentování příspěvku někoho jiného probíhá podobně jako u vlastního příspěvku s tím, že zásadně využívá ultrapopisnou strategii (viz výše), ale má i pár dalších výhod. Při jakýchkoli objektivních i subjektivních obtížích během diskuse po přednášce je vždy možné se vymluvit, odkázat dotazujícího se na skutečného autora a poskytnout mu na něj falešný e-mail. Z těchto důvodů probíhají přednášky v zastoupení poněkud formálně, nedějí se na nich zajímavé věci a troublemakeři se jim vyhýbají širokým obloukem. Proto nemusí být špatnou strategií u vlastní přednášky prohlásit ji za přednášku v zastoupení a užít si ji v relativním klidu.

Chairman nebo co-chairman sekce

Zdaleka nejlepší role pro účast na konferenci – pokud vám ji někdo nabídne, nezahazujte možnost užít si příjemný týden. Vyžaduje sebejistý úsměv, zcela minimální znalost oboru a hodinky.

Hlavní povinností chairmana je zabránit šikanování autorů, kteří prezentují ve druhé polovině sekce, autory, kteří prezentují na jejím počátku. K tomuto účelu má chairman, kromě hodinek, kaskádu několika vlastnoručně vyrobených tabulek s časovými údaji „5 MINUTES“, „2 MINUTES!“ a „LAST MINUTE!!“, které se snaží během závěrečné fáze přednášek vsunout přednášejícím autorům do zorného pole a ukončit tak přednášku dle časového plánu. Zejména u francouzských přednášejících může přitom jít o v pravdě nadlidský úkol a bývá dobré vybavit se i akustickými zbraněmi, jako například decentním budíkem klasického střihu ze šedesátých let minulého století nebo již poněkud excentrickou píšťalkou.

Další velice čestnou povinností chairmana je podání jedné až dvou otázek přednášejícímu v těch případech, kdy nikoho z publika, dokonce ani troublemakera, přednáška neoslovila natolik, aby měl chuť se na něco zeptat, popřípadě nikdo z publika včetně chairmana vůbec nepochopil, o co přednášejícímu jde. Tento zdánlivě složitý úkol lze bez ohledu na obsah přednášky s přehledem zvládnout, pokud se na roli chairmana trochu připravíte a použijete některou ze standardních dotazových frází, kterých jsou příručky chairmanů a youtube plné, jako například: „Velice by mne zajímalo, jak budete pokračovat ve vaší inovativní práci“, „Mohl byste nám přiblížit, jak se vaše práce odráží ve vývoji nanotechnologií?“, popřípadě „Uplatní se se vaší práci genderové hledisko?“

Člen panelu expertů

Ač na to nevypadá, je tato funkce do jisté míry opakem příjemné role chairmana a je dokonce mnohem náročnější než jakákoli varianta vlastní přednášky. Tady se nemůžete skrýt za zahlcující nebo ultrapopisnou strategii, protože se od vás automaticky očekává přístup tvůrčí. Ať už jste nebo nejste, ať chcete nebo nechcete, zasednutím židle u panelu expertů přijímáte vy sami roli megastar se všemi důsledky a pár metrů od sebe máte, kromě speakera, který megastar může, ale také nemusí být, několik dalších stars, se kterými jste sice na počátku na jedné lodi, ale ze kterých se rychle mohou stát protivníci té nejtěžší váhy.

Celá atrakce se pak odehrává před různorodým publikem, jehož společným rysem je, na rozdíl od běžných přednášek, zájem o věc. Panely expertů jsou totiž speciálním zpestřením velké konference, na které se, na rozdíl od celého zbytku programu konfrence, nechodí proto, abychom byli vidět, ale proto, abychom se něco dozvěděli. A protože počet megastars na skutečně velké konferenci je rozhodně větší, než by se vešlo k vašemu panelu expertů, můžete najít v publiku mezi zcela neznámými tvářemi i klasiky oboru, se kterými jste na počátku kariéry dělali své první odborné krůčky a ke kterým jste minulých dvacet let fascinovaně vzhlíželi.

Několik stručných obecných rad na závěr

Aby bylo jasné, tak na rozdíl od celého předchozího článku psaného, jak jste doufám rychle zjistili, s lehkou sebeironií a nadsázkou, jsou následující odstavce myšleny vážně do posledního slova.

Základním a v podstatě jediným předpokladem zvládnutí vystoupení na konferenci, bez ohledu na to, jak je velká a kdo přijel, je znalost jazyka konference (výrazně převažuje angličtina). Jakmile objektivně nebo subjektivně vládnete jazykem v takové míře, že se přestanete bát mluvit a prezentovat vaše myšlenky, jste za vodou a můžete si dělat víceméně co chcete.

Pokud si analyzuji trendy vývoje odborné kvality příspěvků v mém oboru (bezpečnost provozu jaderných elektráren) na špičkových konferencích, docházím k závěru o výrazném posunu směrem dolů. Počátkem devadesátých let minulého století, kdy jsem začínal prezentovat, příspěvek přijatý na špičkovou konferenci musel reprezentovat novum a posun disciplíny vpřed. Na konferencích v poslední dekádě jsem překvapeně zjistil, že mnohé příspěvky, především mladých autorů, jsou pouze rešeršním shrnutím známého a některé z nich dokonce rešeršním shrnutím toho, co bylo známo před dvaceti lety. Opravdu by mě zajímalo, jak jsou na tom jiné obory, ale laťka je na stojanu položena hodně nízko. Takže se nemusíte moc bát, pokud se vaše práce teprve rozbíhá.

V podstatě stejnou váhu jako to, co prezentujete (ne-li váhu větší), má to, jak to prezentujete. Sebevědomý, neustrašený, proaktivní, empatický přístup k prezentaci dělá zázraky a odborně podprůměrnou přednášku eléva v oboru vytáhne na sympatický průměr, zatímco z přednášky lehce nadprůměrné udělá hit, kvůli kterému vás v davu vyhledá obdivovaná megastar, potřese vám rukou a upřímně sdělí, že vaše přednáška byla „far the best“ za celé odpoledne.

A věc nejdůležitější – lidé v publiku na velkých konferencích nejsou zlí, zažili při svých přednáškách leccos, vědí, že nemusíte být ve formě a nemají, až na troublemakery, naprosto žádnou chuť vás potopit. Pokud bude vaše přednáška vypadat aspoň trochu zajímavě, objeví se ve vašem publiku takoví, kteří jsou v oboru mnohem dále a kteří díky své zkušenosti ve své mysli bezpečně zhmotní berličky, jež jste právě použili pro vyztužení chatrnějších míst své prezentace. To nejhorší, co se mi při přednášce stalo, bylo to, že mi svými dotazy a komentáři někdy ukázali, že o nich vědí. Nikdy mi je ale nepodkopli.