Nudná porada? Nic pro inovativní a odvážné lídry!

Jistě se mnou budete souhlasit, že zdlouhavé a nudné porady odčerpávají nejen čas ale i energii. Účast je mnohdy brána jako povinnost, ztráta času či možnost vyřídit si během nich své vlastní záležitosti.

Důvody jsou různé, někdy kvůli nekoncepčnosti i odbíhání k jiným tématům, často i díky lidem, kteří se třeba rádi poslouchají. V některých firmách tak mají lidé právem pocit, že jim pro samé porady nezbývá čas na jejich práci. Prvořadým úkolem leadera je vytvořit pro své lidi optimální podmínky, aby se mohli naplno věnovat svým úkolům, projektům a cílům. Tedy omezit množství porad a ty nejnutnější maximálně zefektivnit.
Mám pro vás pár netradičních postupů, které opravdu fungují!
Pořádejte porady bez možnosti sezení, tedy vstoje. Je prokázané, pokud lidé stojí, jsou mnohem kreativnější než vsedě. Odstraňte židle se zasedací místnosti, nebo naplánujte poradu např. na chodbě, u kávovaru atd., díky tomu bude efektivnější i kratší. Věřte, že se nikomu nebude chtít 2 hodiny stát.
Předem si stanovte konkrétní témata porady a striktně se jich držte.
Požadujte od účastníků stručnou písemnou přípravu – tím všichni ušetříte čas, sdělíte si jen podstatné informace.
Nezapomeňte při zadávání úkolů vysvětlit i důvod dané činnosti, její přínos a smysl pro konkrétní osoby/firmu – aby pochopili, proč to po nich vyžadujete, v čem je to prospěšné.
Řešení jednoho vybraného tématu doveďte do zdárného konce, nepřeskakujte, uzavřete jedno, teprve pak otevírejte další téma.
Určete zodpovědnou osobu, která dohlíží, zda se tématu držíte, může dát znameni, např. zvednutím ruky, že tomu tak není.
Důležité je si stanovit měřitelný cíl/výsledek, co přesně má být na konci porady vyřešeno, o jaké věci má byt rozhodnuto, jaké jsou výstupy, kdo je za daný úkol zodpovědný a termíny realizace.
Podporujte objektivitu diskuse, pokud se lidé na poradě příliš jednoduše shodnou, vyberte náhodně jednu osobu a jejím úkolem bude s návrhem nesouhlasit a oponovat.
Nezapomínejte, že jako šéf byste měli předně mlčet a nechávat prostor pro diskusi vašemu týmu.
Striktně dodržujte stanovenou délku porady – určete „časoměřiče“. Tím dáte každému řečníkovi stejný prostor. Pokud mají „věční  řečníci“ jen omezený čas, vyjadřují se jasněji, stručněji a věcněji. Ten, kdo poradu vede, má za úkol „tlumit“ stále mluvící, vědomě dávat slovo osobám, které jinak většinou mlčí.
Pozvěte jen ty, kterých se to týká! Nezdržujte od práce ostatní, kterým stačí přečtení zápisu z porady.
Dejte jasně najevo, kdy diskuse končí a na závěr shrňte vše podstatné. Zápis z porady, včetně zadaných úkolů a deadline, by měla obdržet každá zodpovědná osoba.
Jak udržet koncentraci?
Každých cca 10 – 12 minut upadá koncentrace, proto je třeba mozek nějak vzpružit. Můžete položit přímou otázku, požádat někoho konkrétního o jeho názor či situaci zlehčit vtipem.

Tyto tipy jsou pro velmi odvážné a inovativní leadery. Patříte mezi ně?

Použijte Maskota! Společně vyberete „maskota s právem mluvit“. Ten, kdo obdrží maskota, má právo mluvit a je nepřípustné mu skákat do řeči. Každý má tedy šanci se vyjádřit, dokončit svou myšlenku. Eruptivnější osoby se mezitím uklidní, většinou dříve, než na ně přijde řada. Eliminujete tím neproduktivní hádky, omezí se zároveň i prostor na domněnky ostatních.
Výměna rolí! Požádejte účastníky, o výměnu rolí – kdo se zasazoval o řešení A, má argumentovat pro B a naopak. To lidi donutí se navzájem pozorněji poslouchat, hlouběji přemýšlet i o jiných variantách, a nejen o prosazení svého názoru.
Medaile potěší! K netradičním metodám může patřit i udělování medailí.Společně každý měsíc zvolte osobu, která na daný měsíc bude držitelem medaile za svou práci, či netradiční přístup k danému problému. Jméno dotyčného spolu se stručným odůvodněním jeho vítězství umístěte na čestnou tabuli vítězů a zveřejněte ve firemním časopise.
Sdílejte svoje zkušenosti! Zařaďte jednou za 14 dní do porady krátký blok, kde všichni sdílíte, co jste se za tuto dobu naučili. Součástí měsíční porady by měla být stručná část, věnovaná rozvoji lídrovských kompetencí. Dejte si vzájemně výzvy a hodnoťte, jak byly splněny. Ve vedení těchto částí porad se pravidelně střídejte.
Ego ponechte za dveřmi! Na poradách jde často o souboj pravd, či našeho ega, o to, kdo bude vítěz a kdo poražený. Uvědomte si, že lidé se vždy snaží prosadit si svůj názor, své stanovisko, „vyhrát“ za každou cenu, místo toho, aby nalezli nejlepší řešení.

A na závěr jedna výzva! Porady nemusí být pouze nudnou a povinnou činností. Vyzkoušejte během následujících osmi týdnů pravidelně alespoň dva z výše uvedených netradičních způsobů! Záleží jen na Vás, zda se na společné porady budou vaši kolegové těšit. Zda pro ně budou inspirací, zdrojem nových nápadů a vy empatickým šéfem, s vysokým morálním i profesním kreditem. Tým vaši kreativitu určitě ocení!